Tootke oma dokumente kiiremini, kaotamata kontrolli
Regulatiivsete küsimuste konsultatsioonifirma pidi igas kvartalis koostama sadu vastavusaruandeid, sertifikaate ja auditi kokkuvõtteid.
Iga dokument pidi järgima rangeid malle, sisaldama õigeid versiooni metaandmeid ja olema auditi korral kiiresti põhjendatav. Paberil tundus protsess kontrolli all olevat. Praktikas põhines suur osa tootmisest endiselt manuaalsetel toimingutel Wordis ja Excelis.
Aja jooksul kordusid samad raskused: ebaühtlased vormingud, selge raamistikuta ringlevad versioonid, unustatud väljad, mitteametlikud kinnitamised ja jälgitavus, mida oli raske taastada, kui audiitorid küsisid dokumendi täpset päritolu või selle muudatuste ajalugu.
transtorm.ai kujundas lähenemisviisi selle dokumenditootmise automatiseerimiseks, ohustamata juba kasutusel olevaid tööriistu ja heakskiitmisringlusi.
Probleem: kui dokumenditootmine muutub operatiivseks pudelikaelaks
Niikaua kui mahud jäävad väikeseks, tundub dokumendi käsitsi tootmine vastuvõetav.
Kuid kui meeskonnad peavad genereerima kümneid ja sadu rangetele vastavusnõuetele vastavaid tulemeid, saavad piirid kiiresti selgeks:
- mallid triivivad kohalike koopiate ja kohanduste tõttu;
- mitmed mustandid ringlevad ilma selge võrdlusversioonita;
- teatud metaandmed on valesti täidetud;
- vahetused tootjate, ülevaatajate ja allkirjastajate vahel on liiga mitteametlikud;
- auditid muutuvad piinavamaks, kuna dokumentide päritolu tuleb tagantjärele taastada.
Vastavusmeeskond kulutas seega märkimisväärselt aega dokumentide tootmisele, kontrollimisele, parandamisele ja sobitamisele, selle asemel et keskenduda analüüsile ja kliendisuhetele.
Meie lähenemisviis
Selle asemel, et olemasolevad tööriistad jõhkralt välja vahetada, rakendas transtorm.ai dokumendigeneratsiooni töövoo, mis suudab toetuda organisatsioonis juba kasutatavatele andmeallikatele, mallidele ja protsessidele.
Eesmärk: toota automaatselt ühtseid dokumente, hoides samal ajal inimlikku valideerimist seal, kus see on endiselt vajalik.
Usaldusväärsetest andmetest automaatselt genereeritud PDF-id
Dokumendid toodetakse eelnevalt määratletud mallide põhjal ja täidetakse seejärel teie olemasolevate süsteemide andmetega: andmebaasid, API-d, arvutustabelid või muud sisemised allikad.
See võimaldab genereerida dokumente nõudmisel või planeeritud ajakava alusel, stabiilse struktuuriga ja õigesti täidetud kohustuslike väljadega.
Standardiseerimine, mis väldib mallide triivi
Iga dokument järgib ühist raamistikku: paigutus, oodatavad jaotised, metaandmed, malli versioon ja esitlusreeglid.
See standardiseerimine vähendab tugevalt käsitsi tehtud muudatustega seotud lahknevusi ja võimaldab säilitada ühtlast kvaliteeti isegi mahu suurenemisel.
Auditite jaoks loodud jälgitavus
Iga genereeritud dokumendi saab linkida selle malli, algandmete, tootmiskuupäeva ja kasutatud parameetritega.
See jälgitavus toob mitmeid konkreetseid eeliseid:
- kiiresti mõista, kust dokument pärineb;
- leida hõlpsamini selle ajalugu;
- põhjendada teabe päritolu;
- reageerida rahulikumalt auditi- või kontrollitaotlustele.
Integratsioon olemasolevatesse töövoogudesse
Generaator sobitub juba paigas olevatesse ringlustesse: ülevaatus, heakskiitmine, allkirjastamine, arhiveerimine või käivitamine API-de ja webhookide kaudu.
Teisisõnu ei ole eesmärk sundida täielikku tööriistade muutmist, vaid tugevdada protsessi usaldusväärsust, kohanedes olemasolevaga.
Kõige tundlikumate dokumentide puhul võivad enne avaldamist või saatmist jääda kohustuslikuks inimese valideerimise sammud.
Järkjärguline kasutuselevõtt ilma katkestusteta
Rakendamine toimub tavaliselt mitmes etapis.
1. faas — Esimene prioriteetne dokument
Alustame korduvast ja kriitilist tüüpi dokumendist, näiteks vastavussertifikaat, aruanne või auditi kokkuvõte.
2. faas — Kontrollid ja valideerimised
Lisame valideerimisreeglid, järjepidevuskontrollid ja heakskiidupunktid, mis on vajalikud tootmise turvamiseks.
3. faas — Integratsioon töövoogu
Generaator ühendatakse seejärel olemasolevate tööriistade ja tööringlustega, et lihtsustada kogu dokumenditeekonda.
4. faas — Laiendamine kogu portfellile
Kui raamistik on valideeritud, saab loogikat laiendada muud tüüpi dokumentidele laiemal järelevalvetasemel.
See lähenemisviis võimaldab kiiresti saavutada nähtavaid tulemusi, ilma et alustataks liiga rasket projekti juba alguses.
Oodatavad tulemused
Kui hästi kavandatud dokumendigeneraator on paigas, võimaldab see tavaliselt:
- vähendada drastiliselt dokumentide tootmisele kuluvat aega;
- parandada esitluse ja struktuuri järjepidevust;
- piirata väljade või metaandmete unustamist;
- vähendada versioonide ja käsitsi töötlemisega seotud vigu;
- tugevdada jälgitavust ja auditi ettevalmistamist;
- vabastada aega suurema lisandväärtusega ülesannete jaoks.
Lisaks tootlikkuse kasvule on peamine eelis sageli meelerahu:
meeskonnad kulutavad vähem aega ajaloo parandamisele või taastamisele ning rohkem aega sisu kallal töötamisele.
“Läksime laialipillutud Wordi failidelt ja Exceli eksportidelt süsteemile, mis suudab nõudmisel luua nõuetele vastavaid PDF-e. Jälgitavus ja integreerimine meie töövoogudesse on võimaldanud meil automatiseerida, kaotamata kontrolli kinnitamiste üle.” — Vastavusdirektor, regulatiivsete küsimuste konsultatsioonifirma
Mida see konkreetselt muudab
Dokumendigeneraator ei asenda äriteadmisi.
See muudab usaldusväärsemaks viisi, kuidas need teadmised muudetakse tulemiteks.
Eelkõige võimaldab see:
- toota kiiremini;
- standardiseerida ilma jäigastamata;
- paremini kontrollida versioone;
- turvata valideerimisi;
- parandada jälgitavust;
- läheneda audititele puhtama ja selgema dokumendibaasiga.
Kas toodate endiselt liiga palju dokumente käsitsi?
Te ei pea kõike korraga muutma.
transtorm.ai kujundab dokumendigeneratsiooni töövooge, mis kohanduvad teie praeguste mudelitega ja saavad seejärel järk-järgult areneda kaasaegsema, usaldusväärsema ja hõlpsamini juhitava integratsioonini.
Võtke meiega ühendust, um uurida teie dokumentidele, andmeallikatele ja valideerimisvoogudele kohandatud lähenemisviisi.