Contexte
Dans beaucoup d’organisations, le même scénario se rejoue chaque semaine : un document doit être préparé à partir de données déjà connues, envoyé en signature, puis suivi jusqu’à son retour. Consentement éclairé dans un cabinet médical, contrat client, devis à valider, dossier d’embauche : le décor change, le processus reste identique. Chaque étape est mécanique, mais aucune ne se surveille toute seule. Quelqu’un doit recopier les informations, vérifier ce qui est revenu signé, relancer, puis classer la version finale.
Défi opérationnel
- Ressaisies multiples : Les mêmes informations sont recopiées du dossier vers le modèle de document, puis vers l’agenda, avec un risque de coquille à chaque copie.
- Suivi sans échéance : Une fois le document envoyé, l’attente de la signature ne se gère nulle part. Vérifier, relancer et classer repose sur la vigilance d’une personne.
- Dépendance à des services tiers : Les plateformes de signature classiques font transiter des documents sensibles par des infrastructures externes, souvent hors d’Europe.
- Traçabilité incomplète : Entre l’envoi, la relance et le classement, il est difficile de prouver qui a signé quoi, quand, et où se trouve la version qui fait foi.
Architecture de la solution
Le flux documentaire automatisé part d’une saisie unique et enchaîne les étapes sans intervention : calcul des dates liées au dossier, génération des PDF à partir de vos modèles, pose des champs de signature, envoi en signature, archivage du document signé et email de confirmation. La signature s’appuie sur Documenso, une solution open source conforme au règlement eIDAS, installée sur votre propre infrastructure : les documents sont générés, signés et archivés chez vous, sans transiter par un service tiers.
Sauvegardes et validation humaine :
- La saisie initiale reste humaine et chaque document généré peut être relu avant l’envoi en signature.
- Le système notifie l’équipe à chaque étape franchie, notamment au retour du document signé.
- Chaque opération est horodatée et journalisée, du formulaire initial jusqu’à l’archivage.
Plan de déploiement
- Pilote : Automatiser un seul type de document (par exemple le consentement ou le contrat standard) pendant 4 à 6 semaines.
- Formation de l’équipe : Montrer où suivre l’état des signatures et comment reprendre la main sur un dossier.
- Extension progressive : Ajouter les autres modèles de documents et connecter l’agenda ou les outils métier.
- Amélioration continue : Suivre les délais de signature, les relances évitées et les erreurs de recopie disparues.
Impact mesurable
- Zéro ressaisie entre le dossier, les documents et l’agenda.
- Délais de signature raccourcis grâce au suivi automatique et aux relances systématiques.
- Documents cohérents entre eux, générés depuis la même source à la même seconde.
- Conformité renforcée : signature à valeur légale, archivage horodaté, journal complet.
Prochaine étape
Prêt à voir ce que devient votre circuit de signature quand plus personne n’a besoin de le porter ? Contactez-nous pour discuter de votre contexte et des options de pilote.