Automatisieren Sie das Bank-Reporting, ohne die Kontrolle zu verlieren
Eine Regionalbank musste regelmäßig interne und regulatorische Berichte aus mehreren Systemen erstellen: Legacy-Bankanwendungen, Webportalen und externen Quellen.
Im Tagesgeschäft meldeten sich die Finanzteams manuell bei den Oberflächen an, extrahierten Zahlen, glichen Daten aus mehreren Quellen ab, importierten PDF- oder XLS-Dateien und erstellten dann Berichte für das Management oder die Aufsichtsbehörden.
Der Prozess funktionierte, jedoch um den Preis zahlreicher sich wiederholender Handgriffe, eines hohen Fehlerrisikos und einer unzureichenden Nachvollziehbarkeit für Audit-Anforderungen.
transtorm.ai entwickelte eine kontrollierte Automatisierungslösung, die in der Lage ist, die bestehende Bank-Webanwendung wie ein Bediener zu nutzen und gleichzeitig menschliche Prüfungen, Warnmeldungen und einen vollständigen Prüfpfad aufrechtzuerhalten.
Das Problem: zu viele manuelle Aktionen bei kritischen Vorgängen
Solange das Volumen gering bleibt, können die Teams diese Aufgaben bewältigen.
Sobald die Berichte jedoch häufig, aus mehreren Quellen und sensibel werden, zeigen sich schnell die Grenzen:
- Zahlen werden manuell von einem System ins andere kopiert;
- bestimmte Schritte hängen von der Verfügbarkeit einer bestimmten Person ab;
- Abstimmungen nehmen viel Zeit in Anspruch;
- Formate variieren je nach Betreiber;
- Anomalien werden nicht früh genug erkannt;
- Prüfer verlangen Nachweise, die im Nachhinein schwer zu rekonstruieren sind.
Die Herausforderung bestand also nicht nur darin, Zeit zu sparen.
Es ging auch darum, das operative Risiko zu verringern, Validierungen besser zu steuern und jeden Schritt rechtfertigen zu können.
Unser Ansatz
transtorm.ai implementiert eine Automatisierung, die auf der Webanwendung der Bank und den bestehenden Portalen aufbaut, ohne einen kompletten Werkzeugwechsel zu erzwingen.
Das Ziel: sich wiederholende Schritte automatisieren, aber die menschliche Kontrolle über sensible Vorgänge behalten.
Eine Automatisierung, die im bestehenden System arbeitet
Die Lösung verbindet sich direkt mit der von den Teams genutzten Webanwendung.
Wenn das Tool eine Authentifizierung oder eine Benutzerüberprüfung verlangt, wird dies vom autorisierten Besucher oder Bediener durchgeführt. Danach übernimmt die Automatisierung, um die vorgesehenen Aufgaben zuverlässig und wiederholbar auszuführen.
Sie kann insbesondere:
- in der Bank-Webanwendung navigieren;
- die für das Reporting benötigten Daten extrahieren;
- Dateien wie PDFs oder XLS abrufen oder verarbeiten;
- die Schritte zur Datenerfassung und -aufbereitung ohne manuelle Neueingabe verknüpfen.
Dieser Ansatz ermöglicht es, eine bestehende Umgebung zu automatisieren, selbst wenn die Systeme nicht über ausreichende moderne Integrationen verfügen.
Validierungen an jedem kritischen Punkt
Nicht alle Schritte sollten unkontrolliert automatisiert werden.
Validierungsregeln können angewendet werden bei:
- der Datenextraktion;
- dem Zahlenabgleich;
- der Erkennung von Abweichungen;
- der Erstellung des endgültigen Berichts;
- der Übermittlung sensibler Daten.
Wenn bestimmte Schwellenwerte überschritten werden oder eine Inkonsistenz festgestellt wird, kann der Prozess automatisch anhalten und eine menschliche Überprüfung anfordern, bevor er fortgesetzt wird.
Echtzeit-Warnungen, um die Kontrolle zu behalten
Die Automatisierung kann Echtzeit-Benachrichtigungen senden, z. B. über Telegram, um zu melden:
- dass ein Bericht fertig ist;
- dass eine Überprüfung fehlgeschlagen ist;
- dass eine Abweichung den erwarteten Schwellenwert überschreitet;
- dass eine menschliche Entscheidung erforderlich ist.
So behält das Team einen klaren Überblick über das Geschehen, ohne den gesamten Prozess ständig überwachen zu müssen.
Audit-sichere Nachvollziehbarkeit
Jeder Schritt kann protokolliert werden: Extraktion, Transformation, Kontrolle, Genehmigung, Einreichung, Ergebnis.
Dies ermöglicht einen klaren Nachweis darüber:
- was getan wurde;
- wann es getan wurde;
- von wem oder welchem System;
- mit welchem Ergebnis.
In einem regulatorischen oder Bankenumfeld ist diese Nachvollziehbarkeit genauso wichtig wie die Automatisierung selbst.
Schrittweise Einführung, ohne Unterbrechung
Die Implementierung erfolgt in der Regel schrittweise, um die Akzeptanz zu sichern.
Phase 1 — Ein erster Pilotbericht
Wir beginnen mit einem priorisierten Bericht, der Verbindung zum Hauptportal, ersten Extraktionen und grundlegenden Validierungsregeln.
Phase 2 — Warnmeldungen und Überwachung
Wir fügen Benachrichtigungen, Schwellenwertprüfungen, Audit-Protokolle und menschliche Validierungen für sensible Fälle hinzu.
Phase 3 — Ausweitung auf andere Berichte
Sobald der Rahmen validiert ist, kann die Automatisierung auf andere Berichte, Dokumentenimporte oder regulatorische Einreichungen ausgeweitet werden.
Dieser Ansatz ermöglicht es, schnell einen Mehrwert zu zeigen, ohne die Organisation einer abrupten Änderung auszusetzen.
Erwartete Ergebnisse
Sobald sie eingerichtet ist, ermöglicht eine gut durchdachte Bankautomatisierung in der Regel Folgendes:
- Dateneingabe- und Abstimmungsfehler stark reduzieren;
- Zeit bei der Berichtserstellung sparen;
- Anomalien schneller erkennen;
- Validierungen besser steuern;
- die Vorbereitung auf Audits stärken;
- Zeit für Analysen statt für Handgriffe freisetzen.
Über die Produktivitätssteigerungen hinaus ist der Hauptvorteil oft das Vertrauen:
Die Teams wissen, dass wiederkehrende Aufgaben erledigt werden, aber sensible Entscheidungen sichtbar, kontrolliert und nachvollziehbar bleiben.
“Wir sind von einer stark manuellen Berichtsvorbereitung zu einer viel zuverlässigeren Automatisierung übergegangen, die in unsere bestehenden Systeme integriert ist. Die Validierungen, Warnmeldungen und Audit-Protokolle haben es uns ermöglicht zu automatisieren, ohne die Kontrolle zu verlieren.” — Leiter Finanzoperationen, Regionalbank
Was sich konkret ändert
Diese Art der Automatisierung ersetzt nicht die Urteilsfähigkeit der Finanzteams.
Sie reduziert den wiederkehrenden Teil der Arbeit, sichert sensible Schritte ab und verbessert die Transparenz über den gesamten Prozess.
Konkret ermöglicht sie es:
- sich wiederholende Aktionen in einer bestehenden Webanwendung zu automatisieren;
- Fehler durch manuelle Neueingaben zu reduzieren;
- Dateiimporte und Multiquellen-Extraktionen zu integrieren;
- die menschliche Kontrolle an kritischen Punkten zu behalten;
- die Compliance und Nachvollziehbarkeit zu stärken.
Nutzen Sie noch Webportale und manuelle Prozesse für Ihre Berichte?
Sie müssen Ihre Werkzeuge nicht sofort ersetzen, um an Zuverlässigkeit zu gewinnen.
transtorm.ai konzipiert kontrollierte Automatisierungen, die sich in Ihre bestehenden Webanwendungen integrieren, sich an Ihre Validierungsvorgaben anpassen und schrittweise zu einem robusteren, nachvollziehbaren und einfacher zu überwachenden System entwickeln können.
Kontaktieren Sie uns, um einen Ansatz zu besprechen, der auf Ihre Systeme und Reporting-Workflows zugeschnitten ist.