Äriprotsesside automatiseerimine: meie meetod usaldusväärsete mikroprotsesside juurutamiseks

Audit, inimese valideerimine, andmete anonümiseerimine, järelevalve ja pidev täiustamine

Avaldatud: • 7 min read

Autor: • transtorm.ai tegevjuht

Äriprotsessi automatiseerimine ei tähenda tehisintellekti kihi lisamist olemasolevale töövoole lootuses, et kõik hakkab tööle. Tegelikus keskkonnas sisaldavad protsessid erandeid, vaikimisi tehtavaid valideerimisi, ebaühtlaseid andmeid, tegevuspiiranguid ja äririske, mida tuleb enne automatiseerimist mõista.

transtorm.ai juures järgime ranget ja järkjärgulist lähenemist. Meie eesmärk ei ole ainult aja kokkuhoid. Me ehitame usaldusväärseid, jälgitavaid ja arendatavaid mikroprotsesse, mis suudavad töötada tootmiskeskkonnas kõrge kontrollitasemega.

Meie meetod tugineb viiele sambale: tegeliku protsessi audit, valideerimiste määratlemine, jagamine mikroprotsessideks, töökindlate integratsioonide ehitamine ning seejärel pidev täiustamine tegeliku kasutuse põhjal.

Kaks põhimõtet läbivad kogu seda meetodit.

Esimene on lihtne: oluliste otsuste puhul ei asenda automatiseerimine inimese kontrolli. See struktureerib, turvab ja kiirendab seda kontrolli. Kui toimingul on märkimisväärne äriline, finantsiline, korralduslik või tegevuslik mõju, näeme ette riskitasemele vastavad inimese valideerimispunktid.

Teine on sama selge: me eelistame võimalikult suures ulatuses kohalikku andmetöötlust. Kui välist ressurssi on vaja kasutada, edastatakse ainult eelnevalt täielikult anonümiseeritud andmeid. Nendele teenustele ei saadeta ühtegi tundlikku andmet.

Miks meetod on hädavajalik

Enamik automatiseerimisprojekte ei ebaõnnestu mitte seepärast, et tehnoloogiast jääks puudu, vaid seepärast, et lähteprotsessist saadakse halvasti aru, et see on liiga kaudne või liiga vähe piiritletud.

Tegelik äritöövoog ei ole peaaegu kunagi lineaarne. See sisaldab:

  • erandeid,
  • käsitsi tehtavaid parandusi,
  • kirjutamata reegleid,
  • inimeste hinnanguid,
  • puudulikke või mitmetähenduslikke andmeid,
  • tööriistu, mis ei suhtle omavahel alati korralikult.

Ilma meetodita valmib sageli süsteem, mis esitlusel avaldab muljet, aga osutub tootmises hapraks. Hea meetod võimaldab seevastu ehitada automatiseerimisi, mis jäävad arusaadavaks, juhitavaks ja aja jooksul parandatavaks.

1. Tegeliku protsessi audit

Esimene samm on mõista, kuidas protsess kohapeal tegelikult toimib.

Teoreetilise protseduuri dokumenteerimisest ei piisa. Jälgida tuleb järgmist:

  • korduvad ülesanded,
  • kitsaskohad,
  • ajakaod,
  • inimese tehtavad valideerimised,
  • korduvad erandid,
  • kaasatud süsteemid,
  • andmete tegelik liikumine.

Selle auditi eesmärk on tuvastada suure investeeringutasuvusega kohad, aga ka riskikohad. Mõnda sammu on lihtne automatiseerida. Teised peavad jääma järelevalve alla. Kolmandad tuleb enne automatiseerimist ümber korraldada.

Miks audit on nii oluline

Halb audit annab peaaegu alati halva automatiseerimise.

Kui automatiseerida halvasti mõistetud protsessi, siis:

  • korratakse olemasolevat ebatõhusust,
  • kinnistatakse ärivigu,
  • nihutatakse keerukust selle asemel, et see lahendada,
  • tekitatakse intsidente, mida on raske diagnoosida.

Hästi tehtud audit annab seevastu vastused otsustavatele küsimustele:

  • Milline samm põhjustab tegelikult ajakadu?
  • Kus tekivad vead?
  • Millised andmed on usaldusväärsed ja millised mitte?
  • Kus on vaja inimese valideerimist?
  • Millised süsteemid tuleb omavahel ühendada?
  • Millist konkreetset kasu oodatakse?

Audit on seega investeeringutasuvuse, tegevusturvalisuse ja ärilise asjakohasuse alus.

2. Valideerimine, ärireeglid ja kontrollpunktid

Tõsiseltvõetav automatiseerimine ei piirdu täitmisega. See peab teadma ka seda, millal kontrollida, millal peatada, millal valideerimist küsida ja millal hoiatada.

Just selles etapis määrame:

  • ärireeglid,
  • otsustuslävendid,
  • kooskõlakontrollid,
  • erandjuhtumid,
  • lubatud toimingud,
  • toimingud, mis vajavad kinnitust,
  • keelatud toimingud.

Inimese valideerimine oluliste otsuste puhul

See on meie meetodi keskne punkt.

Me ei püüa inimest olulistest otsustusprotsessidest välja jätta. Me püüame anda talle selge, kasuliku ja struktureeritud koha. Kui otsusega on ettevõtte jaoks kaalul midagi olulist, peab automatiseerimine otsuse ette valmistama, üle kontrollima, korrastama ja kiirendama, mitte tegema seda üksinda ja läbipaistmatult.

Hästi kavandatud inimese valideerimine võimaldab:

  • vältida vigade edasikandumist,
  • piirata soovimatuid toiminguid,
  • säilitada järelevalve tundlike otsuste üle,
  • muuta mitmetähenduslikud juhtumid turvaliseks,
  • suurendada usaldust süsteemi vastu.

Meie lähenemises võib see valideerimine võtta mitu vormi:

  • kinnitus enne tundlikku toimingut,
  • heakskiit enne saatmist või käivitamist,
  • automaatne peatamine mitmetähenduslikkuse korral,
  • hoiatus, kui ületatakse mõni lävend või kriitiline reegel,
  • oluliste otsuste logimine.

Teisisõnu, me ei püüa lihtsalt automatiseerida. Me püüame automatiseerida kontrolli all, andes inimese valideerimisele selge koha seal, kus seda on vaja.

3. Jagamine lihtsateks, testitavateks ja korduskasutatavateks mikroprotsessideks

Sage viga on püüda ehitada üks suur monoliitne töövoog. See on harva hea mõte.

Me eelistame jagada protsessi lühikesteks mikroprotsessideks, millest igaühel on selge vastutus:

  • lugeda andmeid,
  • kontrollida tingimust,
  • teisendada teavet,
  • kutsuda välja teenus,
  • luua dokument,
  • küsida valideerimist,
  • käivitada teavitus.

Miks see jagamine muudab kõike

Mikroprotsessideks jagamine annab mitu olulist eelist.

Usaldusväärsus

Lühikest sammu on lihtsam mõista, testida ja parandada kui suurt läbipaistmatut plokki.

Hooldatavus

Kui mõni reegel muutub, saab muuta täpselt üht komponenti, ilma et kogu töövoog katki läheks.

Korduskasutus

Osa komponente saab kasutada mitmes töövoos, mis kiirendab uute protsesside ehitamist. Täpselt sellele loogikale tuginevad patsiendi iseteeninduslik registreerimiskiosk ja intravitreaalsete süstide register, kaks selle meetodi konkreetset näidet.

Diagnoosimine

Vea korral on kiiresti näha, kus probleem tekkis ja millist toimingut uuesti käivitada.

Arendatavus

Süsteemi saab järk-järgult täiendada, ilma et kõike tuleks uuesti üles ehitada.

Just see jagamine võimaldab liikuda prototüübilt arhitektuurile, mida saab pikaajaliselt käitada.

4. Integratsioonide ja konnektorite ehitamine

Automatiseerimine loob väärtust ainult siis, kui see sobitub korralikult ettevõtte tegelikku keskkonda.

See tähendab õigete tööriistade ühendamist:

  • e-post,
  • kalendrid,
  • andmebaasid,
  • liidesed,
  • ärirakendused,
  • olemasolevad süsteemid,
  • veebiportaalid,
  • sise- ja välisteenused.

Kasulik integratsioon ei taandu aga tehnilisele ühendusele. See peab olema:

  • vastupidav,
  • turvaline,
  • jälgitav,
  • vigu taluv,
  • kokkusobiv asjassepuutuvate süsteemide tegelike piirangutega.

Mida see praktikas tähendab

Tõsiseltvõetava konnektori ehitamine tähendab, et hallata tuleb:

  • andmete tegelikke vorminguid,
  • vastamisaegu,
  • võrgutõrkeid,
  • duplikaate,
  • korduskäivitusi,
  • struktuurierinevusi,
  • piirjuhtumeid.

Meie andmepõhimõte

See punkt väärib selget väljaütlemist.

Me eelistame võimalikult suures ulatuses kohalikku andmetöötlust. Kui välise ressursi kasutamine on vajalik, siis edastatavad andmed anonümiseeritakse eelnevalt täielikult. Nendele teenustele ei saadeta ühtegi tundlikku andmet.

See põhimõte ei ole tehniline üksikasi, mis lisatakse projekti lõpus. See kuulub integratsioonide kavandamise enda juurde. Me ei ehita ainult töötavaid konnektoreid, vaid ehitame ühendusteid, mis on kooskõlas konfidentsiaalsuse, turvalisuse ja teabevoogude juhtimise nõuetega.

Konnektor ei ole seega lihtne ühendus. See on kontrollitud värav äriprotsessi ja täitmise vahel.

5. Kaitsemehhanismid, seire ja jälgitavus

Automatiseeritud süsteem peab jääma vaadeldavaks.

Ei piisa sellest, et see enamasti töötab. Vastata tuleb osata ka lihtsatele küsimustele:

  • Mis juhtus?
  • Milline otsus tehti?
  • Miks töövoog seiskus?
  • Milline samm ebaõnnestus?
  • Kas saab uuesti käivitada, ilma et tekiks duplikaat?
  • Keda tuleb teavitada?

Mida me selleks kasutusele võtame

Selleks lisame protsessi kriitilisuse tasemele vastavad järelevalvemehhanismid:

  • struktureeritud logid,
  • toimingute jälgitavus,
  • sammude ajatempeldamine,
  • tegevushoiatused,
  • kontrollitud taaskäivitus pärast viga,
  • duplikaatide vältimine,
  • järjekorrad ja prioriteetide haldus,
  • juhtpaneelid ja ärinäitajad.

Miks see on hädavajalik

Ilma nähtavuseta muutub automatiseerimine kiiresti mustaks kastiks. Must kast tootmiskeskkonnas läheb lõpuks alati kalliks maksma.

Seire võimaldab:

  • avastada kõrvalekalded kiiresti,
  • mõista tõrkeid,
  • parandada töökindlust,
  • anda meeskondadele kindlustunnet,
  • juhtida süsteemi konkreetsete andmete põhjal.

Teisisõnu, ilma järelevalveta ei ole tõsiseltvõetavat käitamist.

6. Järkjärguline juurutamine ja pidev iteratsioon

Kasulik automatiseerimine ei ole tootmisse viimise päeval „valmis“. See siseneb lihtsalt uude etappi: tegelikust kasutusest õppimise etappi.

Isegi tugeva auditi ja hea kavandi korral toob praktika alati välja:

  • uusi erijuhtumeid,
  • ärilisi erinevusi,
  • kohandamisvajadusi,
  • meeskonniti erinevaid prioriteete,
  • oodatust sagedasemaid erandeid.

Miks iteratsioon on hädavajalik

Iteratsioon ei ole halvasti kavandatud süsteemi tunnus. See on elava ja tõsiselt juhitud süsteemi tunnus.

Me liigume seetõttu tsüklite kaupa:

  1. piiritleme selge ulatuse;
  2. juurutame järk-järgult;
  3. jälgime tulemusi;
  4. mõõdame kasu ja intsidente;
  5. kohandame reegleid;
  6. parandame integratsioone;
  7. täpsustame valideerimisi;
  8. laiendame seejärel lahendust.

See iteratsiooniloogika võimaldab õppida ilma kontrolli kaotamata.

Õppimine meie meetodis

Kui me räägime õppimisest, siis me ei pea silmas ähmast juttu „võluväelisest tehisintellektist“. Me räägime konkreetsest tegevusõppest:

  • erandite parem mõistmine,
  • otsustusreeglite parandamine,
  • lävendite täpsustamine,
  • vigade järkjärguline vähenemine,
  • protsessi katvuse suurenemine,
  • vastupidavuse kasv kasutuse käigus.

Praktikas on parimad süsteemid sageli need, mis on algusest peale kavandatud parendamiseks.

Mida see meetod ettevõtte jaoks muudab

See lähenemine annab väga konkreetset kasu.

Suurem usaldusväärsus

Sammud on piiritletud, testitud ja järelevalve all.

Suurem kontroll

Olulised otsused võivad vajaduse korral jääda inimese valideerida.

Suurem nähtavus

Meeskonnad teavad, mida süsteem teeb, kus see peatub ja kuidas see areneb.

Suurem konfidentsiaalsuse kontroll

Eelistatud on kohalik töötlus ning vood välisressurssidesse tuginevad täielikule eelnevale anonümiseerimisele.

Suurem arendatavus

Mikroprotsesse saab kohandada, täiendada või korduskasutada, ilma et kõike tuleks uuesti üles ehitada.

Suurem äriväärtus

Automatiseerimine ei piirdu sellega, et „tehakse kiiremini“. See parandab kvaliteeti, jälgitavust ja juhtimisvõimekust.

Järeldus

Äriprotsessi tõsiseltvõetav automatiseerimine nõuab rohkemat kui tööriistu. Selleks on vaja meetodit.

Meetodit, mis algab tegeliku protsessi auditist.
Meetodit, mis annab inimese valideerimisele oluliste otsuste puhul keskse koha.
Meetodit, mis jagab, ühendab, turvab ja teostab järelevalvet.
Meetodit, mis eelistab kohalikku töötlust ega saada ühtegi tundlikku andmet välisteenustesse.
Meetodit, mis peab iteratsiooni tavaliseks õppimise ja täiustamise mehhanismiks.

Just see distsipliin võimaldab muuta automatiseerimise idee tõeliselt kasutatavaks, vastupidavaks ja püsivaks süsteemiks.

transtorm.ai juures ehitame mikroprotsesse, mis on mõeldud tootmiskeskkonnale: usaldusväärsed, kontrollitavad, konfidentsiaalsed ja kavandatud arenema koos teie tegevusega.

Kui soovite seda meetodit rakendada mõnele oma protsessile, kirjutage meile lehe lõpus või broneerige kohe aeg meie kalendris.

Allikad

Valmis oma protsesse automatiseerima?

Arutame teie vajadusi ja vaatame, kuidas transtorm.ai saab teid aidata

või Broneeri kõne

Loe veel