Reede, kell 17.30, oftalmoloogilise kirurgia kliinikus. Sekretär avab päeva viimase plaanitud patsiendi toimiku, kirjutab tema andmed nõusoleku vormi, loeb kalendrist kokku järelkontrollide ajad, vältides nädalavahetust ja järgmise nädala neljapäeva riigipüha, prindib dokumendi ja libistab selle ümbrikku. Järgmisel nädalal avab ta selle toimiku veel kolm korda: et kontrollida, kas nõusolek on allkirjastatuna tagasi tulnud, et meenutada seda patsiendile, kes pole seda saatnud, ja lõpuks et skannida ja arhiveerida allkirjastatud versioon. Ükski neist ülesannetest ei nõua mõtlemist. Kõik nõuavad aega.
See väike näidend kordub iga plaanitud patsiendi puhul, ja tema variandid elavad igal erialal: leping allkirjastada, pakkumine kinnitada, volitus parafeerida. See on kooliraamatunäide protsessist, mida tuleks automatiseerida, just sellepärast, et iga samm on mehaaniline, aga ükski neist ei jälgi ennast ise. Meie avalik automatiseeritud allkirja demo näitab, mis saab sellest protsessist, kui keegi ei pea seda enam kandma: üks sisestus ja seejärel kaheksa sammu, mis jooksevad ilma sekkumiseta, järelkontrollide arvutamisest kuni allkirjastatud nõusoleku arhiveerimiseni. See artikkel räägib sellest, mida demo näitab, ja sellest, mida tema näiline lihtsus nõudis.
Kolm ajakaotust, mida keegi ei märka
Käsitsi protsess ei ole ühe sammu kohta kallis. Ta on kallis sellepärast, et liidab nähtamatuid minuteid, hajutatuna üle mitme päeva, iga kord katkestusega.
Esimene kaotus on andmete kokkukogumine. Patsiendi isik, planeeritud operatsioon, operatsiooni kuupäev, ravitav silm: kogu see teave on toimikus juba olemas hetkel, mil dokumente ette valmistatakse. Sellegipoolest tuleb see üles otsida, kirjutada pakkumise mallile, seejärel nõusolekusse, seejärel kalendrisse. Iga ümberkirjutus võtab paar minutit ja iga ümberkirjutus võib tuua sisse näpuvea, olgu nimes või kuupäevas.
Teine kaotus on operatsioonijärgsete kontrollide planeerimine. Üks kontroll kolme päeva pärast, üks seitsme, üks kuu pärast: reeglit on lihtne sõnastada, aga selle rakendamine nõuab kalendrist päevade lugemist, nädalavahetuste ja riigipühade vältimist, vabade aegade leidmist, kolme aja üleskirjutamist ja patsiendile kinnitamist. Kümme minutit kalendrivõimlemist toimiku kohta, mida tuleb korrata, kui operatsiooni kuupäev muutub.
Kolmas kaotus on kõige hullem: teadliku nõusoleku allkirja jälgimine. Kui dokument on saadetud, algab ootamine, ja sellel ootamisel pole tähtaega, sest patsient allkirjastab siis, kui tema tahab. Mõni allkirjastab õhtul kohe, teine jätab kirja nädalaks seisma. Keegi peab seega regulaarselt kontrollima, mis on tagasi tulnud, tuvastama, mis puudub, meenutama ja seejärel allkirjastatud dokumendid arhiveerima. Seda tööd ei ole üheski ametijuhendis. Ta maksab end kinni katkestustes, mõttelistes nimekirjades ja puuduvates nõusolekutes, mis avastatakse operatsiooni eelõhtul. Ja mida rohkem patsiente päevas, seda raskem on seda peas hoida.
Mida demo näitab: üks klõps, kaheksa sammu
Demo on avalik ja jookseb otse, viies keeles. Vorm mahub kolme välja: eesnimi, perekonnanimi, e-post, ning nõusoleku märkeruut. Üks klõps nupul “Loo minu dokument” ja torustik jookseb teie silme all.
Kaheksa automatiseeritud sammu järgnevad üksteisele: operatsioonijärgsete kuupäevade arvutamine ja kinnitamine; nende kuupäevade kandmine kalendrisse; operatsioonieelse toimiku genereerimine; teadliku nõusoleku genereerimine; allkirjastatava dokumendi ettevalmistamine koos allkirjaväljade automaatse paigutamisega; allkirja saatmine. Seejärel, niipea kui patsient on allkirjastanud: allkirjastatud PDF-i arhiveerimine; kinnituskiri koos dokumendiga manuses. Ajatempliga ajajoon näitab iga toimingut sekundi täpsusega. Meie proovi ajal võtsid esimesed kuus sammu kokku kolm sekundit.
Demo mängib läbipaistvusega. Dokumendid kannavad MOCK-vesimärki ega oma mingit meditsiinilist ega juriidilist väärtust, kalender on simuleeritud ja andmed puhastatakse automaatselt. Kuid miski pole animatsioon: iga samm jookseb päriselt, PDF-id genereeritakse päriselt, allkirja e-kiri lendab päriselt teie postkasti. See on tõeline dokumendivoog, lihtsalt reaalsest maailmast lahti ühendatud.
Üks sisestus, ühtsed andmed kõikjal
Käsitsi protsessis elab sama teave mitmes eksemplaris: üks versioon toimikus, üks pakkumises, üks nõusolekus, üks kalendris. Iga eksemplar on sündinud ümberkirjutusest, ja iga ümberkirjutus on võimalus lahknemiseks. Valesti kirjutatud nimi nõusolekul, vana ajakava kuupäev, mis jäi pakkumisse: need vead ei ole üksikute inimeste tähelepanematus, nad on normaalne toode süsteemist, mis dubleerib teavet käsitsi.
Automatiseeritud voos toimub sisestus vaid korra. Operatsioonieelne toimik ja teadlik nõusolek genereeritakse samast allikast, samas sekundis; kalender saab samad kuupäevad, mis on trükitud toimikusse. Ühtsus ei ole enam voorus, mida tuleb üleval hoida, ta on süsteemi omadus. Kui midagi tuleb parandada, muutub see ühes kohas ja levib igale pool korraga, sest kordust, mis lahku läheks, lihtsalt pole.
Üks sõna selle osa usaldusväärsusest: mootor, mis demo PDF-id toodab, ei ole selle puhuks kirjutatud tarvik. See on anonümiseeritud versioon moodulist, mille ehitasime Brüsseli refraktiivkirurgia kliinikule ja mis seal tootmises jookseb. Demo dokumentidel on tõeliste struktuur, kujundus ja tihedus, vesimärk peale.
Operatsioonijärgsed kuupäevad arvutatakse, mitte ei kirjutata ümber
Kliiniku reegel mahub ühte lausesse: üks kontroll 3. päeval, üks 7. päeval, üks 30. päeval pärast operatsiooni, tööpäevadel, kord ja lõplikult määratud kellaaegadel. Demo rakendab seda sekundimurdosaga: kolm kuupäeva arvutatakse, nihutatakse, kui need langevad nädalavahetusele, pannakse kalendrisse koos oma aegadega ja trükitakse patsiendile antavasse toimikusse.
Selle reegli käsitsi versioon aga ühte lausesse ei mahu. Ta mahub selle inimese pähe, kes loeb kalendrist päevi, vältides riigipühi, valib ajad, kirjutab kolm aega kalendrisse, kirjutab need patsiendile ümber ja alustab kõike otsast, kui operatsioon nihkub. Just seda tüüpi ärireegel väärib kirja panemist: täiesti selge, rakendatud sadu kordi aastas, ja ometi kunagi kuhugi mujale kui harjumustesse kirja pandud.
Allkiri: saadetud, jälgitud, arhiveeritud ilma käsitsi meenutamiseta
Siin on teema tuum, see, mis maksis kõige rohkem aega. Demos läheb teadlik nõusolek digiallkirja Documenso kaudu. Dokumendi ettevalmistus on ise automaatne: süsteem tuvastab, kuhu väljad paigutada, asetab igale lehele initsiaalid, nõusoleku märkeruudu, kuupäeva ja allkirja, seejärel loob dokumendi platvormil ja saadab patsiendile e-kirja. Allkirjalink on saadaval kohe, ootamata e-kirja.
Patsient avab dokumendi, loeb selle läbi, parafeerib iga lehe, märgib oma nõusoleku ja allkirjastab. Ja just siin protsess pöördub ümber. Käsitsi maailmas pidi keegi kontrollima, mis on tagasi tulnud. Automatiseeritud voos saab teate süsteem: samal sekundil, mil allkiri on täidetud, teavitab platvorm serverit, mis arhiveerib allkirjastatud PDF-i ja saadab patsiendile kinnituskirja koos dokumendiga manuses. Meie proovi ajal eraldas allkirja kinnituskirjast neli sekundit. Jälgimisleht aga uueneb iseenesest, ilma et keegi seda värskendaks.
Keegi ei jälgi enam midagi, ja ometi ei pääse miski jälgimisest: allkirjastamata nõusolek jääb sellisena nähtavaks, ilma et peaks toimikuid uuesti avama, et seda märgata. Meeldetuletus muutub teadlikuks otsuseks, mitte kontrollringiks. Sekretär näeb ühe pilguga, mis seisab pooleli, ja saab tegutseda ainult seal, kus tegutsemist on vaja.
Üks viimane punkt, mis loeb topelt meditsiinilises kontekstis: Documenso on avatud lähtekoodiga lahendus, ja eksemplar, mis demo dokumente allkirjastab, on majutatud meie oma taristul. Dokumente ei usaldata ühelegi kolmandale osapoolele; nad sünnivad, allkirjastatakse ja arhiveeritakse kliiniku serveris. Sama ülesehitus paigaldatakse kliendi juurde ühtemoodi, sealhulgas täielikult kohapeal.
Kapoti all: mida “automaatne” nõudis
Nagu alati, toetub nähtav sujuvus nähtamatule tööle. Kolme välja vormi kaitsevad kuritarvituse tõkked: robotilõks, minimaalne saatmisviivitus, aadressi- ja päevapõhised piirid. Otse jooksev ajajoon saab toite serveri saadetud tõelisest sündmustevoost, mitte ajastatud animatsioonist. Allkirjateade toetub autenditud ja idempotentsele veebihaagile: kui platvorm teavitab kaks korda, arhiveeritakse dokument vaid korra ja kinnituskiri lendab vaid korra. Ja kuna demo on avalik, puhastatakse andmed automaatselt: seitse päeva pärast genereerimist, nelikümmend kaheksa tundi, kui dokumenti kunagi ei allkirjastata.
| Mida kasutaja näeb | Mida see nõudis |
|---|---|
| Kolme välja vorm | Kuritarvituse tõkked: robotilõks, minimaalne viivitus, aadressi- ja päevapõhised piirid |
| Otse liikuv ajajoon | Tõeline reaalajas sündmuste orkestreerimine serveri ja brauseri vahel |
| “Silmapilkne” kinnituskiri | Autenditud ja idempotentne veebihaak koos veataastega |
| Kõigile avatud avalik demo | Andmete automaatne puhastus: 7 päeva, 48 tundi, kui allkirjastamata |
Meetod on sama, mida rakendame kõigis projektides ja mida kirjeldab meie automatiseerimismeetod: alustada kliiniku tegelikust protsessist, panna kirja tema reeglid nii, nagu neid päriselt kasutatakse, ja jätta otsus inimesele. Automatiseerimine ei leiutanud uut protsessi: ta võttis olemasoleva ja eemaldas sellest ümberkirjutused, kalendriarvutused ja jälgimise.
Ja teie valdkonnas?
See voog on meditsiiniline oma kulisside, mitte oma struktuuri poolest. Asendage teadlik nõusolek kliendilepingu, haldusvolituse, kinnitatava pakkumise, praktikakokkuleppe või töölepinguga, ja te leiate samad kolm kaotust: kokku kogutavad andmed, mis on juba mujal olemas; arvutatavad tähtajad, mis järgivad tuntud reeglit; ja jälgitav allkiri, mis ei oota kedagi.
Automatiseerimine muudab töö olemust, mitte niivõrd tema näivat hulka: sisestus toimub vaid korra, tähtajad arvutatakse iseenesest ja jälgimine muutub tasuta, sõna otseses mõttes, sest ta ei kuluta enam kellegi tähelepanu. Inimesele jääb see, mis väärib inimest: otsustada, kontrollida, suhet hoida. Aeg, mis enne kadus ümberkirjutamisse ja meeldetuletustesse, läheb sinna, kus inimese kohalolu tegelikult loeb.
Kui teie tegevus loob dokumente, mis tuleb allkirjastada ja seejärel jälgida, saab transtorm.ai ehitada selle voo teie mallide, teie reeglite ja teie taristuga. Broneerige allpool vestlus.
Broneeri kõne