Artikli esimeses osas andsime suurusjärgud, kirjeldasime meie auditi käiku ning näitasime, kuidas me protsessi kaardistame ja mõõdame, mida see igal aastal tegelikult maksab. Samuti selgitasime, miks keerulised juhtumid jäävad teadlikult inimese valideerida. See teine osa lähtub sellest mõõtmisest ja vastab küsimustele, mis loogiliselt järgnevad: miks kahel sarnasel projektil ei ole sama hind, kuidas meie oma kujundame ja mis teid kaitseb, kui tulemus kriteeriumidele ei vasta.
Tehnilise keerukuse hindamine
Kaks automatiseerimist, mis loovad sama väärtuse, võivad nõuda väga erinevat teostusmahtu. Üks lihtne töövoog seob järjestikku e-kirja, andmete eraldamise, dokumendi loomise ja selle saatmise. Teine läbib ärirakenduse, välise liidese, ärireeglid, tehisintellekti mudeli, inimese valideerimise, digiallkirja ja arhiveerimise. Teisel juhul ei tule keerukus harilikult tehisintellektist endast, vaid integratsioonidest. Hallata tuleb autentimist, ligipääsuõigusi, puudulikke andmeid, väliste teenuste tõrkeid, turvet ja taastemehhanisme.
Prototüüp, mis esitlusel töötab, moodustab sageli alla 20% tööst. Ülejäänud 80% (veakäsitlus, puudulikud andmed, kolmandate osapoolte teenuste tõrked, turve, intsidendist taastumine) on esitlusel nähtamatud, aga just need eristavad süsteemi, mis avaldab muljet kümme minutit, süsteemist, millele te oma kliendid iga päev usaldate. Just see vahe seletab, miks üks ja seesama vajadus võib nõudlikkuse tasemest olenevalt maksta kaks või kolm korda rohkem. Joonis 1 näitab, kus jookseb veepiir.
Hinna kujundamine
Me ei arvuta projekti hinda nii, et korrutame lihtsalt päevade arvu päevatasuga. Selles meetodis peitub paradoks: mida tõhusamaks teenusepakkuja muutub, seda vähem peaks ta arveldama. Ent automatiseerimine, mis nõuab paar päeva arendust, võib luua aastas mitukümmend tuhat eurot väärtust, samas kui väga tehniline integratsioon võib nõuda palju tööd tagasihoidliku majandusliku väärtuse nimel.
Seetõttu hindame iga projekti kolme mõõtme järgi. Teostuse keerukus hõlmab arendust, integratsioone, teste ja juurutamist. Tegevusrisk mõõdab protsessi tähtsust teie tegevuse jaoks ja vea tagajärgi. Majanduslik väärtus liidab kokku vabaneva aja, loodud läbilaskevõime, ärahoitud vead ja võimaliku lisatulu.
Konkreetselt rakendame lihtsat hinna kujundamise reeglit: projekti hind kujundatakse nii, et investeering tasuks end ära käitamise esimese või teise aasta jooksul, ning aluseks on auditi käigus koos paika pandud arvud. Kui me seda arutluskäiku kokku ei saa, siis me projekti ei soovita. See reegel on kirjas auditi tulemis: te saate seda kontrollida ja sellele meie vastu tugineda.
Nii nagu esimeses osas kirjeldatud aastase maksumuse mõõtmises, peitub ka selles reeglis meie poolel objektiivne huvi ja parem on see ausalt välja öelda: mida kallim on teie protsess, seda kõrgem on kaitstav hind sama arendusmahu juures. See ongi väärtusel, mitte meie tööpäevadel põhineva hinna põhimõte. Selle teine pool kaitseb teid: seesama reegel piirab hinna ühe või kahe aasta kokkuhoiuga, olenemata sellest, kui keeruline meie töö on.
Üks konkreetne näide
Võtame uuesti esimeses osas mõõdetud protsessi: 80 kordust nädalas, keskmiselt 12 minutit inimtööd ehk ligikaudu 25 760 € seotud inimressurssi aastas. See näide on välja mõeldud ja lihtsustatud: see näitab arutluskäiku, mitte ei luba tulemust, ning olenevalt keerukusest ja kaalul olevast väärtusest võib tegelik projekt maksta tuntavalt vähem või tuntavalt rohkem. Päris projektides erineb saavutatav vähendamine juhtumiti tugevalt ja meil tuleb ette järeldada, et see on investeeringu õigustamiseks liiga väike; siis ütleme seda kliendile enne, kui ta raha kulutab.
Oletame, et analüüs näitab võimalust vähendada protsessile kuluvat aega 75% võrra. Vabanev inimressurss on siis umbes 19 300 € aastas. Oletame, et projekt nõuab 7 500 € juurutamiskulu, millest juba tasutud audit maha arvatakse, ning seejärel 250 € kuus taristu, seire ja hoolduse eest. Esimese aasta kogukulu tuleb seega 10 500 €. Nendele 10 500 eurole lisandub aeg, mille teie meeskonnad projektile kulutavad (piiritlemine, testimine, koolitus), tavaliselt 1 000 kuni 1 500 € väärtuses, ja täies mahus vähenemine saabub alles pärast mõnenädalast sissetöötamist. Isegi neid asjaolusid arvesse võttes jääb tasuvuspunkt alla ühe aasta. Joonis 2 joonistab need kaks kumulatiivset kõverat 24 kuu peale.
Need eeldused vajavad kahte täpsustust. Me arvestame 75% vähenemisega, mitte esimese osa 95% näitajaga: need 95% loevad automaatselt menetletud toimikuid, mitte aega, sest inimese valideerida jäävad toimikud on kõige aeganõudvamad ning automatiseeritud protsess säilitab osa järelevalvest. Summa 7 500 € jääb omakorda esimeses osas antud vahemiku 3 000 kuni 8 000 € ülemisse otsa: protsess on lineaarne ahel ühe ärirakenduse ümber, ilma integreeritava tehisintellekti mudelita, ja see hoiab protsessi mitut süsteemi ühendavate automatiseerimiste lävendist allpool.
Paberil jääb see tasuvuspunkt umbes kuue kuu juurde või kuue kuni seitsme kuu juurde, kui arvestada sisemisi kulusid ja sissetöötamist. Aga see arvutus tugineb tingimusele, mille me enne projekti kinnitamist koos teiega üle vaatame: vabanenud tunnid peavad tõesti minema kasulike tegevuste peale. Vabanenud võimekus, mida keegi ei kasuta, ei ole midagi väärt, ja me ütleme seda pigem enne pakkumist kui pärast seda. Alates teisest aastast piirdub kulu käitamisega, see tähendab umbes 3 000 € aastas, samas kui vabanev võimekus püsib 19 300 € suurusjärgus.
Vastupidisel juhul, kui analüüs näitab, et protsess seob aastas vaid paar tuhat eurot ja nõuaks 15 000 € eest keerukat integratsiooni, järeldame, et automatiseerimine ei ole õigustatud, ja see järeldus kuulub meie töö juurde. Mõned ülesanded on liiga harvad, mõned menetlused liiga muutlikud ja mõned integratsioonid oodatava kasu kõrval liiga kallid. Meie eesmärk ei ole leida automatiseerimist iga hinna eest, vaid teha kindlaks, kas see on mõistlik investeering.
Alginvesteering ja käituskulu on kaks eri asja
Me eristame kahte kululiiki ja hindame need eraldi. Juurutamine hõlmab auditit, töövoo kavandamist, arendust, integratsioone, teste, kasutuselevõttu, dokumentatsiooni ja meeskondade koolitust: see on alginvesteering. Käitamine katab seejärel taristu, päringud liidestele ja tehisintellekti mudelitele, andmete säilitamise, seire, hoolduse ja toe.
Need korduvad kulud tehakse kindlaks juba alguses. Me eelistame, et klient teaks täpselt, mida tema süsteemi käitamine maksab, selle asemel et ta avastaks kuust kuusse uusi raskesti mõistetavaid tehnilisi kulusid.
Kuidas me teame, et projekt on valmis?
Väitest, et automatiseerimine peab „korralikult töötama“, ei piisa. Seetõttu määrame vaadeldavad vastuvõtukriteeriumid, näiteks:
Kui saabub täielik päring, siis süsteem tuvastab kliendi, hangib vajaliku teabe, koostab dokumendi ja salvestab selle automaatselt vastavasse toimikusse.
Kui mõni kohustuslik teave on puudu, siis toimikut automaatselt ei menetleta ja see suunatakse inimese valideerimise järjekorda.
Need kriteeriumid võimaldavad nii kliendil kui ka meie meeskonnal täpselt teada, mida süsteem tegema peab, ning need muudavad testimise ja valideerimise palju lihtsamaks.
Aga kui see ei tööta?
Need vastuvõtukriteeriumid ei ole kaunistus: nendest sõltub maksmine. Osa tasust, mis on pakkumises määratud, muutub sissenõutavaks alles pärast vastuvõtukriteeriumide ühist valideerimist tegelikes töötingimustes. See valideerimine järgib pakkumises kokku lepitud ajakava ja eeldab teiepoolset koostööd: ligipääsu tegelikele andmetele, asjaosaliste kättesaadavust ja kokku lepitud mahtusid. Kui te kokkulepitud tähtaja jooksul, üldjuhul viisteist tööpäeva pärast tegelikesse töötingimustesse viimist, põhjendatud märkusi ei esita, siis loetakse vastuvõtt toimunuks. See on meie kohustuse loogiline vastukaal.
Garantiiperiood, üldjuhul neli nädalat ja igas pakkumises eraldi täpsustatud, katab lisatasuta nendest kriteeriumidest kõrvalekaldumiste parandamise. Mõõtmised enne ja pärast tehakse koos, nii et mõlemad pooled saavad neid kontrollida: eeldused kinnitatakse auditi käigus ja tulemusi vaadatakse ühiselt.
Kui vastuvõtukriteeriumid nägid ette 95% toimikute automaatse menetlemise ja süsteem menetleb pakkumises ettenähtud tingimustes ja garantiiperioodi jooksul neist vaid 60%, siis on see meie lahendada probleem, mitte teie rahastada kulu.
Kellele süsteem kuulub ja kas saate lahkuda?
Eriarendused, see tähendab teie jaoks ehitatud kood ja töövood, kuuluvad teile alates nende eest tasumisest. Kaks asja jäävad sellest üleminekust välja: kolmandate osapoolte tööriistadele kehtivad edasi nende enda tarnijate litsentsid, ja korduvkasutatavad komponendid, mis kuulusid meile enne teie projekti või mille me töötasime välja sellest sõltumatult, jäävad meile ning teile antakse neile litsents kogu ajaks, mil te süsteemi käitate. Mõlemad tehakse teile teatavaks enne ehitamise algust. Hooldus ei ole kohustuslik: selle saab lõpetada ühekuulise etteteatamisega ja süsteem töötab ka ilma meieta. Me anname kaasa dokumentatsiooni, mis võimaldab mõnel teisel teenusepakkujal süsteemi üle võtta.
Andmete poolel toimub majutamine Euroopas, iga volitatud töötlejaga, kaasa arvatud tehisintellekti mudelite pakkujatega, sõlmitakse isikuandmete töötlemise leping (DPA), ning teie juhtumi vastavust isikuandmete kaitse üldmäärusele (GDPR) uuritakse auditi käigus. Volitatud töötlejate nimekiri esitatakse teile enne mis tahes kasutuselevõttu.
Need tagatised loevad kahekordselt tervishoiusektoris, millega me regulaarselt koostööd teeme. Patsienditoimikute ettevalmistamine, haiglast väljakirjutamise kokkuvõtted või patsientide registreerimine käitlevad tundlikke andmeid ning nendes kahes artiklis esitatud väärtusearutlus kehtib seal täpselt samamoodi, ainult rangemate vastavusnõuetega. Meie patsiendi iseteeninduslik registreerimiskiosk näitab, kuidas me neid nõudeid praktikas käsitleme.
Kui kaua see aega võtab ja kui palju aega kulub teie meeskonnal?
Need kestused on suunavad, aga need annavad planeerimiseks pidepunktid. Audit kestab ühest kuni kolme nädalani. Lihtne töövoog jõuab tavaliselt tootmisse neli kuni kaheksa nädalat pärast pakkumise kinnitamist, mitut süsteemi ühendav automatiseerimine nõuab pigem kolm kuni kuus kuud. Algusest lõpuni ulatuv programm planeeritakse auditi käigus etapi haaval. Teie poolelt tuleb arvestada mõne tunniga auditi ajal ja seejärel kahe kuni viie päeva väärtuses ajaga, mis jaguneb projekti vältel piiritlemise, testimise ja koolituse vahel. See sisemine kulu on auditi tulemis hinnatud.
Meie lähenemine kokkuvõtlikult
transtorm.ai projekt järgib alati sama loogikat:
- mõista protsessi;
- mõõta selle maksumust ja piiranguid;
- tuvastada automatiseeritavad sammud;
- hinnata keerukust ja riske;
- hinnata loodavat väärtust;
- määrata lahendus ja selle hind;
- määrata mõõdetavad vastuvõtukriteeriumid;
- juurutada ja mõõta tulemusi.
Kolm esimest sammu vastavad artikli esimesele osale, järgmised sellele osale. See meetod vastab küsimusele, mis on kasulikum kui pelk hinnaküsimus: kas see automatiseerimine on teie organisatsiooni jaoks hea investeering? Selle ahela esimene lüli ongi täpselt see, mida meie audit teile annab.
Järgmine samm ei kohusta teid millekski: 30-minutilisest tasuta vestlusest piisab üldjuhul selleks, et otsustada, kas teie protsess on automatiseerimiseks hea kandidaat või mitte. Mõlemal juhul lahkute vastusega. Kirjutage meile lehe lõpus või broneerige kohe aeg meie kalendris.