Im ersten Teil dieses Artikels haben wir Größenordnungen genannt, den Ablauf unseres Audits beschrieben und gezeigt, wie wir einen Prozess kartieren und messen, was er jedes Jahr wirklich kostet. Wir haben auch erklärt, warum komplexe Fälle bewusst in der menschlichen Validierung bleiben. Dieser zweite Teil geht von dieser Messung aus und beantwortet die Fragen, die sich logisch anschließen: warum zwei ähnliche Projekte nicht denselben Preis haben, wie wir unseren bilden und was Sie schützt, wenn das Ergebnis die Kriterien nicht erfüllt.
Die technische Komplexität einschätzen
Zwei Automatisierungen, die denselben Wert schaffen, können sehr unterschiedlichen Aufwand in der Umsetzung erfordern. Ein einfacher Workflow reiht eine E-Mail, eine Datenextraktion, die Erzeugung eines Dokuments und dessen Versand aneinander. Ein anderer durchläuft eine Fachanwendung, eine externe API, Geschäftsregeln, ein KI-Modell, eine menschliche Validierung, eine elektronische Signatur und eine Archivierung. Im zweiten Fall entsteht die Komplexität selten durch die künstliche Intelligenz selbst, sondern durch die Integrationen. Zu bewältigen sind Authentifizierungen, Zugriffsrechte, unvollständige Daten, Ausfälle externer Dienste, Sicherheit und Wiederaufsetzmechanismen.
Ein Prototyp, der in der Demonstration funktioniert, macht oft weniger als 20 % der Arbeit aus. Die verbleibenden 80 % (Fehlerbehandlung, unvollständige Daten, Ausfälle von Drittdiensten, Sicherheit, Wiederherstellung nach einem Vorfall) sind in der Demonstration unsichtbar, aber sie machen den Unterschied zwischen einem System, das zehn Minuten lang beeindruckt, und einem System, dem Sie jeden Tag Ihre Kunden anvertrauen. Genau dieser Unterschied erklärt, warum derselbe Bedarf je nach Anspruchsniveau zwei oder drei Mal so viel kosten kann. Abbildung 1 zeigt, wo die Wasserlinie verläuft.
Wie der Preis entsteht
Wir berechnen den Preis eines Projekts nicht, indem wir einfach eine Anzahl von Tagen mit einem Tagessatz multiplizieren. Diese Methode enthält ein Paradox: Je effizienter ein Dienstleister wird, desto weniger müsste er in Rechnung stellen. Eine Automatisierung, die nur wenige Entwicklungstage kostet, kann aber mehrere zehntausend Euro Wert pro Jahr schaffen, während eine sehr technische Integration viel Arbeit erfordern kann und dabei nur einen bescheidenen wirtschaftlichen Wert erzeugt.
Wir bewerten jedes Projekt deshalb entlang von drei Dimensionen. Die Umsetzungskomplexität umfasst Entwicklung, Integrationen, Tests und Inbetriebnahme. Das operative Risiko misst, wie wichtig der Prozess für Ihr Geschäft ist und welche Folgen ein Fehler hätte. Der wirtschaftliche Wert setzt sich zusammen aus der freigesetzten Zeit, der geschaffenen Kapazität, den vermiedenen Fehlern und den möglichen Zusatzerlösen.
Konkret wenden wir eine einfache Bemessungsregel an: Der Projektpreis wird so gebildet, dass sich die Investition im ersten oder im zweiten Betriebsjahr amortisiert, auf Grundlage der Zahlen, die wir während des Audits gemeinsam erarbeitet haben. Wenn wir diese Rechnung nicht aufstellen können, empfehlen wir das Projekt nicht. Diese Regel steht im Auditbericht: Sie können sie nachprüfen und sie uns entgegenhalten.
Wie die im ersten Teil beschriebene Messung der Jahreskosten enthält auch diese Regel ein objektives Interesse auf unserer Seite, und das sagen wir lieber offen: Je teurer Ihr Prozess ist, desto höher ist der vertretbare Preis, bei gleichem Entwicklungsaufwand. Das ist das Prinzip eines Preises, der sich am geschaffenen Wert orientiert und nicht an unseren Arbeitstagen. Die Kehrseite schützt Sie: Dieselbe Regel deckelt den Preis auf ein bis zwei Jahre an Einsparungen, wie komplex unsere Arbeit auch sein mag.
Ein konkretes Beispiel
Nehmen wir den im ersten Teil gemessenen Prozess wieder auf: 80 Durchläufe pro Woche, im Schnitt 12 Minuten menschliche Arbeit, also rund 25.760 € an gebundener menschlicher Kapazität pro Jahr. Dieses Beispiel ist fiktiv und vereinfacht: Es zeigt die Denkweise und verspricht kein Ergebnis, und je nach Komplexität und Wert kann ein reales Projekt spürbar weniger oder spürbar mehr kosten. In echten Projekten schwankt die erreichbare Reduktion stark von Fall zu Fall, und es kommt vor, dass wir zu dem Schluss kommen, sie sei zu gering, um die Investition zu rechtfertigen. Dann sagen wir es dem Kunden, bevor er investiert.
Nehmen wir an, die Analyse zeigt eine mögliche Reduktion von 75 % der Zeit, die dieser Prozess beansprucht. Die freigesetzte menschliche Kapazität entspricht dann rund 19.300 € pro Jahr. Nehmen wir weiter an, das Projekt erfordert 7.500 € an Einrichtungskosten, wobei das bereits bezahlte Audit von diesem Betrag abgezogen wird, und anschließend 250 € pro Monat für Infrastruktur, Monitoring und Wartung. Die Gesamtkosten des ersten Jahres belaufen sich damit auf 10.500 €. Zu diesen 10.500 € kommt die Zeit, die Ihre Teams in das Projekt stecken (Abstimmung, Tests, Schulung), typischerweise im Gegenwert von 1.000 bis 1.500 €, und die volle Reduktion wird erst nach einer Einlaufphase von einigen Wochen erreicht. Selbst wenn man diese Punkte einrechnet, liegt der Break-even weiterhin innerhalb des ersten Jahres. Abbildung 2 zeichnet diese beiden Summenkurven über 24 Monate.
Diese Annahmen verlangen zwei Präzisierungen. Wir setzen 75 % an und nicht die 95 % aus dem ersten Teil: Diese 95 % zählen automatisch bearbeitete Vorgänge, nicht Zeit, denn die Vorgänge, die in der menschlichen Validierung bleiben, kosten am meisten Zeit, und der automatisierte Prozess behält einen Anteil an Aufsicht. Die 7.500 € wiederum liegen am oberen Ende der Spanne von 3.000 bis 8.000 € aus dem ersten Teil: Der Prozess bleibt eine lineare Kette um eine einzige Fachanwendung, ohne zu integrierendes KI-Modell, und liegt damit unter der Schwelle der systemübergreifenden Automatisierungen.
Auf dem Papier liegt dieser Break-even bei etwa sechs Monaten, oder bei sechs bis sieben Monaten, wenn man die internen Kosten und die Einlaufphase einbezieht. Diese Rechnung beruht allerdings auf einer Bedingung, die wir gemeinsam mit Ihnen prüfen, bevor wir das Projekt freigeben: Die freigesetzten Stunden müssen tatsächlich auf sinnvolle Tätigkeiten umgelenkt werden. Eine freigesetzte Kapazität, die niemand nutzt, ist nichts wert, und wir sagen das lieber vor dem Angebot als danach. Ab dem zweiten Jahr beschränken sich die Kosten auf den Betrieb, also rund 3.000 € pro Jahr, bei einer freigesetzten Kapazität, die weiterhin in der Größenordnung von 19.300 € liegt.
Umgekehrt gilt: Wenn die Analyse zeigt, dass ein Prozess nur einige tausend Euro pro Jahr bindet und eine komplexe Integration für 15.000 € erfordern würde, kommen wir zu dem Schluss, dass die Automatisierung nicht gerechtfertigt ist, und diese Schlussfolgerung gehört zu unserer Arbeit dazu. Manche Aufgaben sind zu selten, manche Abläufe zu variabel und manche Integrationen zu teuer im Verhältnis zum erwarteten Nutzen. Unser Ziel ist nicht, um jeden Preis eine Automatisierung zu finden, sondern zu bestimmen, ob sie eine rationale Investition darstellt.
Der Einrichtungspreis und die Betriebskosten sind zwei verschiedene Dinge
Wir unterscheiden zwei Kostenkategorien, und wir beziffern sie getrennt. Die Einrichtung umfasst das Audit, den Entwurf des Workflows, die Entwicklung, Integrationen, Tests, Inbetriebnahme, Dokumentation und Schulung der Teams: Das ist eine Anfangsinvestition. Der Betrieb deckt anschließend die Infrastruktur, die Aufrufe an APIs und KI-Modelle, den Speicher, das Monitoring, die Wartung und den Support ab.
Diese wiederkehrenden Kosten werden von Anfang an benannt. Uns ist es lieber, wenn ein Kunde genau weiß, was ihn der Betrieb seines Systems kostet, als wenn er Monat für Monat eine Reihe schwer verständlicher technischer Ausgaben entdeckt.
Woran erkennen wir, dass ein Projekt fertig ist?
Zu sagen, eine Automatisierung müsse „korrekt funktionieren“, reicht nicht aus. Wir definieren deshalb beobachtbare Abnahmekriterien, zum Beispiel:
Wenn eine vollständige Anfrage eingeht, identifiziert das System den Kunden, holt die nötigen Informationen, erzeugt das Dokument und legt es automatisch in der zugehörigen Akte ab.
Wenn eine Pflichtangabe fehlt, wird der Vorgang nicht automatisch bearbeitet und landet in einer Warteschlange zur menschlichen Validierung.
Diese Kriterien erlauben es dem Kunden ebenso wie unserem Team, genau zu wissen, was das System leisten muss, und sie machen Tests und Abnahme deutlich einfacher.
Und wenn es nicht funktioniert?
Diese Abnahmekriterien sind keine Dekoration, sondern sie steuern die Zahlung. Ein im Angebot festgelegter Teil der Vergütung wird erst nach der gemeinsamen Abnahme anhand der Abnahmekriterien unter realen Bedingungen fällig. Diese Abnahme folgt einem im Angebot festgelegten Zeitplan, und sie setzt Ihre Mitwirkung voraus: Zugang zu echten Daten, Verfügbarkeit der beteiligten Personen und die vereinbarten Volumen. Ohne begründeten Vorbehalt Ihrerseits innerhalb der vereinbarten Frist, in der Regel fünfzehn Arbeitstage nach dem Start unter realen Bedingungen, gilt die Abnahme als erteilt. Das ist die logische Gegenleistung zu unserer Zusage.
Eine Gewährleistungsfrist, in der Regel von vier Wochen und in jedem Angebot ausdrücklich genannt, deckt die Behebung von Abweichungen gegenüber diesen Kriterien ohne Zusatzkosten ab. Die Messungen davor und danach werden gemeinsam festgelegt, sodass beide Seiten sie überprüfen können: Die Annahmen werden während des Audits validiert, und die Ergebnisse werden gemeinsam festgestellt.
Wenn die Abnahmekriterien eine automatische Bearbeitung von 95 % der Vorgänge vorsahen und das System unter den im Angebot vorgesehenen Bedingungen und während der Gewährleistungsfrist nur 60 % verarbeitet, dann müssen wir das lösen, und Sie müssen es nicht bezahlen.
Wem gehört das System, und können Sie uns verlassen?
Die individuellen Entwicklungen, also der Code und die Workflows, die für Sie gebaut wurden, gehören Ihnen mit ihrer Bezahlung. Zwei Dinge bleiben außerhalb dieser Übertragung: Die Werkzeuge von Drittanbietern behalten die Lizenzen ihrer eigenen Hersteller, und die wiederverwendbaren Komponenten, die wir vor Ihrem Projekt besaßen oder unabhängig davon entwickelt haben, bleiben unsere, in Lizenz, solange Sie das System betreiben. Beides wird Ihnen vor Beginn der Umsetzung genannt. Die Wartung ist nicht verpflichtend: Sie ist mit einer Frist von einem Monat kündbar, und das System läuft auch ohne uns. Wir liefern eine Dokumentation, die es einem anderen Dienstleister erlaubt, das System zu übernehmen.
Auf der Datenseite erfolgt das Hosting in Europa, mit jedem Auftragsverarbeiter wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen, auch mit den Anbietern der KI-Modelle, und die DSGVO-Konformität Ihres Falls wird während des Audits geprüft. Die Liste der Auftragsverarbeiter wird Ihnen vor jeder Inbetriebnahme mitgeteilt.
Im Gesundheitswesen, mit dem wir regelmäßig zusammenarbeiten, wiegen diese Garantien doppelt. Die Vorbereitung von Patientenakten, Entlassungsbriefe oder die Anmeldung am Empfang verarbeiten sensible Daten, und die Wertlogik, die diese beiden Artikel beschreiben, gilt dort genauso, allerdings mit verschärften Compliance-Anforderungen. Unser Selbstbedienungsterminal für die Patientenanmeldung zeigt, wie wir diese Anforderungen in der Praxis umsetzen.
Wie lange dauert das, und wie viel Zeit kostet es Ihre Teams?
Diese Zeiträume sind Richtwerte, aber sie geben Anhaltspunkte für die Planung. Das Audit läuft über ein bis drei Wochen. Ein einfacher Workflow ist typischerweise vier bis acht Wochen nach der Freigabe des Angebots im Produktivbetrieb, während eine systemübergreifende Automatisierung eher drei bis sechs Monate braucht. Ein Programm von Anfang bis Ende wird während des Audits geplant, Phase für Phase. Auf Ihrer Seite sollten Sie einige Stunden während des Audits einplanen und anschließend den Gegenwert von zwei bis fünf Tagen, verteilt über das Projekt, für Abstimmung, Tests und Schulung. Dieser interne Aufwand wird im Auditbericht geschätzt.
Unser Vorgehen in Kürze
Ein Projekt mit transtorm.ai folgt immer derselben Logik:
- den Prozess verstehen;
- seine Kosten und seine Randbedingungen messen;
- die automatisierbaren Schritte identifizieren;
- Komplexität und Risiken bewerten;
- den geschaffenen Wert abschätzen;
- die Lösung und ihren Preis festlegen;
- messbare Abnahmekriterien definieren;
- ausrollen und die Ergebnisse messen.
Die ersten drei Schritte entsprechen dem ersten Teil dieses Artikels, die folgenden diesem Teil. Diese Methode beantwortet eine nützlichere Frage als die nach dem Preis allein: Ist diese Automatisierung eine gute Investition für Ihre Organisation? Der erste Schritt dieser Kette ist genau das, was unser Audit liefert.
Der nächste Schritt verpflichtet Sie zu nichts: Ein kostenloses Gespräch von 30 Minuten genügt in der Regel, um zu klären, ob Ihr Prozess ein guter Kandidat für eine Automatisierung ist oder eben nicht. In beiden Fällen gehen Sie mit einer Antwort aus dem Gespräch. Schreiben Sie uns am Ende dieser Seite oder buchen Sie direkt einen Termin in unserem Kalender.