Automatiseerimisele hinna andmine enne protsessi uurimist on sama, mis panna kokku renoveerimistööde hinnapakkumine, ilma et hoonet oleks üle vaadatud. Kaks automatiseerimist, mis paberil näivad peaaegu identsed, võivad varjata täiesti erinevat keerukuse, riski ja väärtuse taset. Just seepärast alustame me teisest küsimusest: millist probleemi me tegelikult lahendame ja kui suur on selle väärtus teie organisatsiooni jaoks? Meie audit ongi mõeldud sellele vastamiseks. See esimene osa selgitab, kuidas me teie protsessi hindame: hinnavahemikud, auditi käik, kaardistamine ja kaalul oleva väärtuse mõõtmine. Teine osa, mis ilmub järgmisel nädalal, näitab seejärel, kuidas kujuneb hind ja mis teid kaitseb.
Alustame suurusjärkudest
Aus vastus hinnaküsimusele algab pidepunktidest, olgu need kas või laiad. Lihtne töövoog, mis võtab vastu e-kirja, eraldab sellest andmed, loob dokumendi ja saadab selle välja, maksab juurutamisel tavaliselt 3 000 kuni 8 000 €. Automatiseerimine, mis ühendab mitut süsteemi, kasutab tehisintellekti mudelit ja näeb ette inimese valideerimise, jääb enamasti 8 000 ja 25 000 € vahele. Programm, mis seob mitu töövoogu või kujundab terve protsessi algusest lõpuni ümber, saab hinna pärast auditit, üldjuhul alates 25 000 €. Käitamine võib seejärel maksta 150 kuni 1 000 € kuus süsteemi kohta, olenevalt keerukusest, mahtudest ja toe tasemest; mitut töövoogu ühendava programmi puhul need kulud liituvad. Joonis 1 asetab need kolm suurusjärku ühele skaalale.
Need vahemikud on meelega laiad: just audit näitab, kuhu teie projekt paigutub ja miks. Need peegeldavad meie projekte artikli viimase uuendamise seisuga ning me vaatame need üle vähemalt kord aastas, sest tehisintellekti mudelite kulud ja palgatase muutuvad. Need pidepunktid on suunavad ega kujuta endast pakkumust: pooli seovad üksnes allkirjastatud hinnapakkumine ja leping. Kui teie eelarve jääb neist pidepunktidest tunduvalt allapoole, siis ütleme seda teile juba esimeses vestluses.
Mida meie audit endast konkreetselt kujutab?
Audit on omaette teenus, millel on kindel hind ja kindel tulem. Seda arveldatakse fikseeritud tasuna, tavaliselt 900 kuni 2 500 €, ja see summa teatatakse teile enne mis tahes kohustuse võtmist. Kui projekt teoks saab, arvatakse auditi hind projekti hinnast maha. Audit kestab üldjuhul ühest kuni kolme nädalani ja nõuab teie meeskonnalt mõnda tundi.
Auditi tulem jääb teile sõltumata sellest, kuidas te otsustate. See sisaldab protsessi kaardistust, protsessi praegust aastast maksumust koos arvutuse eeldustega, soovitatavat arhitektuuri, projekti hinna ja käituskulude hinnangut ning selget soovitust, kaasa arvatud soovitust jätta automatiseerimata. See dokument on piisavalt täpne, et anda see soovi korral üle mõnele teisele teenusepakkujale. Seal esitatud hinnahinnang on siiski lahutamatu meie täitmistingimustest: makse sõltuvus vastuvõtukriteeriumidest, garantii, koodi omand ja pöörduvus. Kui te selle tulemi põhjal pakkumisi võrdlete, siis võrrelge ka neid tingimusi. Madalam hind ilma nendeta ei ole kokkuhoid, vaid riski ülekandmine teile.
Me ei alusta tehnoloogiast
Kui klient meiega ühendust võtab, kõlab esialgne soov sageli umbes nii:
„Me sooviksime toimikute ettevalmistamise automatiseerida.“ „Me saame liiga palju e-kirju ja tahaksime nende töötlemiseks tehisintellekti kasutada.“ „Me tahaksime vastuvõtuaegade broneerimise automatiseerida.“ „Kas neid dokumente saaks automaatselt luua?“
Need soovid kirjeldavad kavatsust, aga mitte veel protsessi. Enne kui räägime tehisintellektist, liidestest või arendusest, püüame seetõttu mõista, mis täna tegelikult toimub: kes on kaasatud, millist teavet on vaja ja kust see tuleb, milliseid tarkvarasid kasutatakse, millised otsused tuleb langetada, millised erijuhud esinevad ning mis juhtub siis, kui mõni vajalik teave on puudu või kui üks samm ebaõnnestub. Näiliselt lihtne protsess toob sageli välja mitu süsteemi, käsitsi tehtavad kontrollid ja hulga erandeid, ning audit ongi selleks, et see kõik nähtavaks teha.
Praeguse protsessi kaardistamine
Võtame lihtsustatud näite. Meeskond saab e-kirjaga päringu ja seejärel peab töötaja tegema järgmist:
- tuvastama kliendi;
- otsima üles tema toimiku;
- kontrollima mitut andmet;
- võtma andmeid ärirakendusest;
- koostama dokumendi;
- saatma selle kliendile;
- salvestama koopia toimikusse;
- kontrollima mõni päev hiljem, kas dokument on tagasi saadetud.
Ükski neist ülesannetest ei ole iseenesest keeruline. Aga kui seda protsessi tehakse viiskümmend või sada korda nädalas, siis kasvab see kiiresti mitmesajaks töötunniks aastas. Meie esimene ülesanne on seega muuta mitteformaalne protsess selgeks töövooks, tuvastades sammud, kaasatud inimesed, asjassepuutuvad andmed ja tarkvarad, olemasolevad kontrollid, erandid ja sagedased vead.
See samm annab sageli juba iseenesest väärtust. See toob välja dubleerimised, üleliigsed sammud või korralduslikud kitsaskohad, mille saab mõnikord parandada ilma ühtki koodirida kirjutamata.
Protsessi maksumuse mõõtmine
Automatiseerimisel on mõtet ainult siis, kui lahendataval probleemil on piisav väärtus. Seetõttu mõõdame praegust toimimist: mitu korda nädalas ülesannet tehakse, mitu minutit see võtab, mitu inimest sellega tegeleb, kui palju kulutatud aeg maksab, mitu korda tuleb tööd üle teha ning millised on vea või viivituse tagajärjed.
Üks oluline asi väärib ausalt väljaütlemist: neid arve kasutatakse hiljem projekti hinna kujundamiseks ja meil oleks objektiivselt huvi, et need näiksid suured. Just seepärast ei tugine mahu- ja ajaeeldused kunagi ainult sellele, mida meile vestlusel öeldakse: need kinnitatakse koos, eelistatult ajalooliste andmete põhjal nagu süsteemide logid, ajatemplid ja mõõdetud mahud, vastasel juhul protsessi vaatlusega või tegelike juhtumite valimi põhjal, ning need on auditi tulemis must valgel kirjas. Kui öeldu ja mõõdetu lähevad lahku, siis kehtivad mõõtmised, ja seda mõlemas suunas: nii üles- kui allapoole. Te võite need eeldused rida-realt vaidlustada juba enne mis tahes hinnapakkumist.
Oletame, et protsessi tehakse 80 korda nädalas, see jaguneb kolme või nelja töötaja vahel ja nõuab keskmiselt 12 minutit inimtööd. See teeb 16 tundi nädalas ehk umbes 736 tundi 46 tegevusnädala jooksul. Kui tööandja keskmine kulu on 35 € tunnis, siis seob see protsess igal aastal ligikaudu 25 760 € väärtuses inimressurssi.
Seda summat tuleb õigesti tõlgendada. See ei tähenda, et ettevõte hoiab selle summa kokku töökohti kaotades, ja see ei olegi peaaegu kunagi eesmärk. See tähendab, et organisatsioon kulutab täna sellele tegevusele nimetatud summaga võrdväärse ressursi ning automatiseerimine võib selle aja suunata kasulikumatele ülesannetele: kliendisuhtele, tootmisele, müügile või otsustele, mis tõesti nõuavad inimese hinnangut.
Aeg ei ole pealegi ainus kaalul olev väärtus. Olenevalt protsessist vähendab automatiseerimine ka sisestusvigu, lühendab menetlusaegu, parandab jälgitavust ja kasvatab läbilaskevõimet ilma kohe värbamata. Mõnel elualal võib ärahoitud viga olla väärtuslikum kui mitu kokkuhoitud töötundi.
Otsustamine, mis peab jääma inimese teha
Protsessi automatiseerimine ei tähenda igasuguse inimese sekkumise kaotamist ja see on pealegi harva soovitav. Töövoo võib näiteks automatiseerida 90 või 95% ulatuses, samal ajal kui keerulised või mitmetähenduslikud juhtumid jäävad teadlikult inimese valideerida, ja sageli ongi see parim arhitektuur. Joonis 2 näitab seda jaotust saja toimiku peal.
Kujutlege süsteemi, mis suudab automaatselt menetleda 95 toimikut 100st ning tuvastab need viis toimikut, kus esineb kõrvalekalle, et need töötajale edastada. Selline lähenemine on sageli usaldusväärsem, lihtsam ja odavam kui ülikeerukas süsteem, mis on ehitatud iga kujuteldava olukorra üksinda lahendamiseks. Eesmärk ei ole inimest protsessist välja tõrjuda, vaid kaotada korduvad ülesanded, et inimese sekkumine koonduks sinna, kus see tõesti väärtust loob. See veendumus on esimesest päevast peale kujundanud meie automatiseerimise meetodit.
Mida me praeguseks teame ja mis saab edasi
Selle hindamisetapi lõpuks teame kolme asja: kuidas teie protsess tegelikult toimib, mida see igal aastal maksab ja mis peab jääma teie meeskondade kätte. Jääb üle muuta see mõõtmine hinnaks, ja täpselt sellest räägib artikli teine osa, mis ilmub järgmisel nädalal: miks tuleb keerukus integratsioonidest, mitte tehisintellektist, kuidas meie tasuvusreegel hinnale lae paneb, täielik arvudega näide ning garantiid, mis raamivad makset, koodi omandit ja pöörduvust.
Seni ei kohusta järgmine samm teid millekski: 30-minutilisest tasuta vestlusest piisab üldjuhul selleks, et otsustada, kas teie protsess on automatiseerimiseks hea kandidaat või mitte. Mõlemal juhul lahkute vastusega. Kirjutage meile lehe lõpus või broneerige kohe aeg meie kalendris.