De prijs van een automatisering noemen voordat we het proces bestudeerd hebben, is als werken becijferen voordat men het gebouw heeft bezocht. Twee automatiseringen die op papier sterk op elkaar lijken, kunnen totaal verschillende niveaus van complexiteit, risico en waarde verbergen. Daarom beginnen wij liever met een andere vraag: welk probleem proberen we werkelijk op te lossen, en welke waarde vertegenwoordigt dat voor uw organisatie? Onze audit dient precies om die vraag te beantwoorden. Dit eerste deel legt uit hoe wij uw proces evalueren: de prijsindicaties, het verloop van de audit, de mapping en de meting van de waarde die op het spel staat. Het tweede deel, dat volgende week verschijnt, toont vervolgens hoe wij de prijs opbouwen en wat u beschermt.
Laten we eerst ordegroottes geven
Een eerlijk antwoord op de vraag naar de prijs begint met richtcijfers, ook al zijn ze ruim. Een eenvoudige workflow die een e-mail ontvangt, er gegevens uit haalt, een document genereert en dat verstuurt, kost doorgaans tussen € 3.000 en € 8.000 aan opzet. Een automatisering die meerdere systemen verbindt, een AI-model integreert en een menselijke validatie voorziet, ligt meestal tussen € 8.000 en € 25.000. Een programma dat meerdere workflows aan elkaar rijgt of een proces van begin tot eind hertekent, wordt na de audit becijferd, meestal vanaf € 25.000. De exploitatie kan daarna € 150 tot € 1.000 per systeem per maand bedragen, afhankelijk van de complexiteit, de volumes en het ondersteuningsniveau. Bij een programma dat meerdere workflows combineert, tellen die kosten op. Figuur 1 zet die drie ordes van grootte op één schaal.
Deze marges zijn bewust ruim gehouden, want het is de audit die bepaalt waar uw project zich bevindt en waarom. Ze weerspiegelen onze projecten op de datum van de laatste bijwerking van dit artikel, en we herzien ze minstens één keer per jaar, omdat de kosten van AI-modellen en de lonen evolueren. Deze richtcijfers zijn indicatief en vormen geen aanbod: alleen de ondertekende offerte en overeenkomst binden beide partijen. Als uw budget ver onder deze richtcijfers ligt, zeggen we u dat al bij het eerste gesprek.
Hoe ziet onze audit er concreet uit?
De audit is een volwaardig product, met een vastgelegde prijs en een vastgelegd eindproduct. Ze wordt tegen een vast bedrag gefactureerd, doorgaans tussen € 900 en € 2.500, en dat bedrag wordt u meegedeeld voor er enige verbintenis is. Gaat het project door, dan wordt de prijs van de audit van de projectprijs afgetrokken. De audit duurt meestal één tot drie weken en vraagt enkele uren van uw teams.
Het auditrapport blijft van u, welke beslissing u ook neemt. Het bevat de procesmapping, de huidige jaarlijkse kostprijs met de rekenhypothesen, de aanbevolen architectuur, een raming van de projectprijs en van de exploitatiekosten, en een duidelijke aanbeveling, ook als die luidt om niet te automatiseren. Dat document is nauwkeurig genoeg om aan een andere leverancier te bezorgen als u dat wenst. De prijsraming die erin staat, is echter onlosmakelijk verbonden met onze uitvoeringsvoorwaarden: betaling gekoppeld aan de acceptatiecriteria, garantie, eigendom van de code en de mogelijkheid om te vertrekken. Vergelijkt u offertes op basis van dit rapport, vergelijk dan ook die clausules. Een lagere prijs zonder die voorwaarden is geen besparing, maar een verschuiving van het risico naar u.
Wij beginnen niet bij de technologie
Wanneer een klant ons contacteert, klinkt de eerste vraag vaak zo:
“We zouden de voorbereiding van onze dossiers willen automatiseren.” “We krijgen te veel e-mails en willen AI inzetten om ze te verwerken.” “We zouden het maken van afspraken willen automatiseren.” “Kunnen die documenten niet automatisch gegenereerd worden?”
Deze vragen beschrijven een intentie, maar nog geen proces. Voor we het over kunstmatige intelligentie, API’s of ontwikkeling hebben, proberen we dus te begrijpen wat er vandaag echt gebeurt: wie is betrokken, welke informatie is nodig en waar komt die vandaan, welke software wordt gebruikt, welke beslissingen moeten genomen worden, welke bijzondere gevallen bestaan er, en wat gebeurt er wanneer informatie ontbreekt of een stap mislukt. Een schijnbaar eenvoudig proces blijkt vaak meerdere systemen, handmatige controles en uitzonderingen te bevatten, en de audit dient er net toe om dat allemaal zichtbaar te maken.
Het huidige proces in kaart brengen
Nemen we een vereenvoudigd voorbeeld. Een team ontvangt een aanvraag per e-mail, en vervolgens moet een medewerker:
- de klant identificeren;
- het dossier opzoeken;
- verschillende gegevens controleren;
- data uit een bedrijfsapplicatie halen;
- een document genereren;
- het naar de klant sturen;
- een kopie in het dossier bewaren;
- enkele dagen later nagaan of het document wel degelijk terugkwam.
Geen van die taken is op zich ingewikkeld. Maar als dit proces vijftig of honderd keer per week wordt uitgevoerd, vertegenwoordigt het al snel enkele honderden werkuren per jaar. Onze eerste taak bestaat er dus in om een informeel proces om te zetten in een heldere workflow, door de stappen te benoemen, de betrokken personen, de data en de software in kaart te brengen, en de bestaande controles, de uitzonderingen en de terugkerende fouten te documenteren.
Deze stap levert vaak al op zichzelf waarde op. Ze legt dubbel werk, overbodige stappen of organisatorische knelpunten bloot die soms opgelost kunnen worden zonder ook maar één regel code te schrijven.
Meten wat het proces kost
Een automatisering heeft alleen zin als het probleem dat ze oplost voldoende waarde vertegenwoordigt. We meten dus hoe het vandaag werkt: hoe vaak de taak elke week wordt uitgevoerd, hoeveel minuten ze vraagt, hoeveel mensen eraan meewerken, wat de ingezette tijd kost, hoeveel keer er moet worden overgedaan, en wat de gevolgen zijn van een fout of een vertraging.
Eén punt verdient het om ronduit gezegd te worden: die cijfers dienen daarna om de projectprijs te bepalen, en wij hebben er objectief belang bij dat ze hoog lijken. Daarom steunen de hypothesen over volume en tijd nooit uitsluitend op wat ons in een gesprek verteld wordt. Ze worden samen gevalideerd, bij voorkeur op historische data zoals systeemlogs, tijdstempels en vastgestelde volumes, en anders door het proces te observeren of door steekproeven op echte dossiers. Ze staan zwart op wit in het auditrapport. Wijkt wat verklaard wordt af van wat gemeten wordt, dan geldt de meting, in beide richtingen: naar boven zowel als naar beneden. U kunt die hypothesen regel per regel betwisten voor er een offerte op tafel ligt.
Stel dat een proces 80 keer per week wordt uitgevoerd, verdeeld over drie of vier medewerkers, en gemiddeld 12 minuten menselijk werk vraagt. Dat komt neer op 16 uur per week, ofwel ongeveer 736 uur over 46 werkweken. Bij gemiddelde loonkosten van € 35 per uur bindt dit proces elk jaar zo’n € 25.760 aan menselijke capaciteit.
Dat bedrag moet correct geïnterpreteerd worden. Het betekent niet dat het bedrijf die som zal besparen door functies te schrappen, en dat is trouwens bijna nooit het doel. Het betekent dat de organisatie vandaag het equivalent van dat bedrag aan deze activiteit besteedt, en dat automatisering die tijd kan verschuiven naar nuttiger werk: klantrelatie, productie, verkoop of beslissingen die echt menselijk oordeel vragen.
Tijd is trouwens niet de enige waarde die op het spel staat. Afhankelijk van het proces vermindert een automatisering ook invoerfouten, verkort ze doorlooptijden, verbetert ze de traceerbaarheid en verhoogt ze de capaciteit zonder dat er meteen aangenomen moet worden. In sommige beroepen kan één vermeden fout meer waard zijn dan meerdere uitgespaarde werkuren.
Beslissen wat menselijk moet blijven
Een proces automatiseren betekent niet dat elke menselijke tussenkomst verdwijnt, en dat is zelfs zelden wenselijk. Een workflow kan bijvoorbeeld voor 90 of 95% geautomatiseerd worden, terwijl de complexe of dubbelzinnige gevallen bewust aan een menselijke validatie onderworpen blijven, en vaak is dat de beste architectuur. Figuur 2 laat die verdeling zien over honderd dossiers.
Stel u een systeem voor dat 95 dossiers op 100 automatisch verwerkt en de vijf dossiers met een afwijking detecteert om ze aan een medewerker te bezorgen. Die aanpak is vaak betrouwbaarder, eenvoudiger en goedkoper dan een uiterst complex systeem dat elke denkbare situatie alleen moet afhandelen. Het doel is niet om de mens uit het proces te halen, maar om de repetitieve taken weg te nemen, zodat de menselijke inbreng zich richt op wat echt waarde toevoegt. Die overtuiging vormt vanaf dag één de ruggengraat van onze automatiseringsmethode.
Wat we op dit punt weten, en wat volgt
Aan het einde van deze evaluatiefase weten we drie dingen: hoe uw proces werkelijk verloopt, wat het elk jaar kost, en wat in handen van uw teams moet blijven. Rest nog om die meting in een prijs om te zetten, en dat is precies waarover het tweede deel van dit artikel gaat, dat volgende week verschijnt: waarom de complexiteit uit de integraties komt en niet uit de AI, hoe onze terugverdienregel de prijs plafonneert, een volledig becijferd voorbeeld, en de garanties rond de betaling, de eigendom van de code en de mogelijkheid om te vertrekken.
Intussen verbindt de volgende stap u tot niets: een gesprek van 30 minuten, gratis, volstaat meestal om te bepalen of uw proces een goede kandidaat voor automatisering is, of net niet. In beide gevallen krijgt u een antwoord. Schrijf ons onderaan deze pagina of boek meteen een moment in onze agenda.