Den Preis einer Automatisierung zu nennen, bevor der Prozess untersucht wurde, heißt, ein Sanierungsangebot für ein Gebäude zu erstellen, das man noch nicht betreten hat. Zwei Automatisierungen, die auf dem Papier sehr ähnlich aussehen, können völlig unterschiedliche Grade an Komplexität, Risiko und Wert verbergen. Deshalb beginnen wir lieber mit einer anderen Frage: Welches Problem wollen wir wirklich lösen, und welchen Wert hat dieses Problem für Ihre Organisation? Genau dafür ist unser Audit da. Dieser erste Teil erklärt, wie wir Ihren Prozess bewerten: die Preisspannen, den Ablauf des Audits, die Kartierung und die Messung des Werts, um den es geht. Der zweite Teil, der nächste Woche erscheint, zeigt anschließend, wie der Preis entsteht und was Sie schützt.
Beginnen wir mit Größenordnungen
Eine ehrliche Antwort auf die Preisfrage beginnt mit Anhaltspunkten, auch wenn sie breit ausfallen. Ein einfacher Workflow, der eine E-Mail entgegennimmt, die Daten daraus ausliest, ein Dokument erzeugt und es versendet, liegt bei der Einrichtung typischerweise zwischen 3.000 und 8.000 €. Eine Automatisierung, die mehrere Systeme verbindet, ein KI-Modell einbindet und eine menschliche Validierung vorsieht, liegt meistens zwischen 8.000 und 25.000 €. Ein Programm, das mehrere Workflows aneinanderreiht oder einen Prozess von Anfang bis Ende umbaut, wird nach dem Audit kalkuliert, in der Regel ab 25.000 €. Der laufende Betrieb kann anschließend zwischen 150 und 1.000 € pro Monat und System ausmachen, je nach Komplexität, Volumen und Supportniveau. Ein Programm, das mehrere Workflows kombiniert, summiert diese Kosten entsprechend. Abbildung 1 zeigt die drei Größenordnungen auf einer gemeinsamen Skala.
Diese Spannen sind bewusst breit gehalten, denn erst das Audit bestimmt, wo Ihr Projekt liegt und warum. Sie spiegeln unsere Projekte zum Zeitpunkt der letzten Aktualisierung dieses Artikels wider, und wir überprüfen sie mindestens einmal jährlich, weil sich die Kosten für KI-Modelle und die Gehälter verändern. Diese Anhaltspunkte sind unverbindlich und stellen kein Angebot dar: Verbindlich für beide Seiten sind allein das unterzeichnete Angebot und der Vertrag. Wenn Ihr Budget deutlich unter diesen Werten liegt, sagen wir Ihnen das bereits im ersten Gespräch.
Wie sieht unser Audit konkret aus?
Das Audit ist ein eigenständiges Produkt mit festgelegtem Preis und festgelegtem Ergebnis. Es wird zum Festpreis abgerechnet, in der Regel zwischen 900 und 2.500 €, und dieser Betrag wird Ihnen vor jeder Verpflichtung mitgeteilt. Kommt das Projekt zustande, wird der Preis des Audits vom Projektpreis abgezogen. Das Audit dauert üblicherweise ein bis drei Wochen und beansprucht einige Stunden Ihrer Teams.
Der Auditbericht gehört Ihnen, unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden. Er enthält die Kartierung des Prozesses, seine aktuellen Jahreskosten samt der zugrunde liegenden Rechenannahmen, die empfohlene Architektur, eine Schätzung des Projektpreises und der Betriebskosten sowie eine klare Empfehlung, gegebenenfalls auch die Empfehlung, nicht zu automatisieren. Dieses Dokument ist präzise genug, um es einem anderen Dienstleister zu übergeben, wenn Sie das möchten. Die darin enthaltene Preisschätzung ist allerdings untrennbar mit unseren Ausführungsbedingungen verbunden: Zahlung gekoppelt an die Abnahmekriterien, Gewährleistung, Eigentum am Code und Reversibilität. Wenn Sie auf Basis dieses Dokuments Angebote vergleichen, vergleichen Sie bitte auch diese Klauseln. Ein niedrigerer Preis ohne sie ist keine Ersparnis, sondern eine Risikoverlagerung zu Ihnen.
Wir beginnen nicht bei der Technologie
Wenn ein Kunde uns anspricht, klingt die ursprüngliche Anfrage oft so:
„Wir würden gerne die Vorbereitung unserer Akten automatisieren.“ „Wir bekommen zu viele E-Mails und würden sie gerne mit KI bearbeiten.“ „Wir würden gerne die Terminvergabe automatisieren.“ „Könnte man diese Dokumente automatisch erzeugen?“
Diese Anfragen beschreiben eine Absicht, aber noch keinen Prozess. Bevor wir über künstliche Intelligenz, APIs oder Entwicklung sprechen, versuchen wir deshalb zu verstehen, was heute tatsächlich passiert: wer beteiligt ist, welche Informationen nötig sind und woher sie stammen, welche Software genutzt wird, welche Entscheidungen getroffen werden müssen, welche Sonderfälle existieren und was geschieht, wenn eine Information fehlt oder ein Schritt fehlschlägt. Ein scheinbar einfacher Prozess offenbart häufig mehrere Systeme, manuelle Kontrollen und Ausnahmen, und genau dazu dient das Audit: es macht all das sichtbar.
Den aktuellen Prozess kartieren
Nehmen wir ein vereinfachtes Beispiel. Ein Team erhält eine Anfrage per E-Mail, und anschließend muss eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter:
- den Kunden identifizieren;
- die zugehörige Akte heraussuchen;
- mehrere Informationen überprüfen;
- Daten aus einer Fachanwendung holen;
- ein Dokument erzeugen;
- es an den Kunden senden;
- eine Kopie in der Akte ablegen;
- einige Tage später prüfen, ob das Dokument zurückgekommen ist.
Keine dieser Aufgaben ist für sich genommen kompliziert. Wenn dieser Prozess aber fünfzig oder hundert Mal pro Woche durchlaufen wird, ergeben sich daraus schnell mehrere hundert Arbeitsstunden pro Jahr. Unsere erste Aufgabe besteht deshalb darin, einen informellen Ablauf in einen klaren Workflow zu überführen, indem wir die Schritte, die beteiligten Personen, die betroffenen Daten und Programme, die bestehenden Kontrollen, die Ausnahmen und die häufigen Fehler benennen.
Dieser Schritt bringt oft schon für sich genommen Wert. Er deckt Doppelarbeit, überflüssige Schritte oder organisatorische Probleme auf, die sich manchmal beheben lassen, ohne dass eine einzige Zeile Code geschrieben wird.
Messen, was der Prozess kostet
Eine Automatisierung ergibt nur dann Sinn, wenn das Problem, das sie löst, einen ausreichenden Wert hat. Wir messen deshalb den heutigen Ablauf: wie oft die Aufgabe pro Woche erledigt wird, wie viele Minuten sie beansprucht, wie viele Personen beteiligt sind, was die eingesetzte Zeit kostet, wie viele Nacharbeiten nötig sind und welche Folgen ein Fehler oder eine Verzögerung hat.
Ein wichtiger Punkt gehört offen ausgesprochen: Diese Zahlen dienen anschließend dazu, den Projektpreis zu bemessen, und wir hätten objektiv ein Interesse daran, dass sie hoch ausfallen. Deshalb beruhen die Annahmen zu Volumen und Zeitaufwand nie allein auf dem, was uns im Gespräch berichtet wird. Sie werden gemeinsam validiert, vorrangig anhand historischer Daten wie Systemprotokollen, Zeitstempeln und tatsächlich erfassten Mengen, andernfalls durch Beobachtung des Prozesses oder durch Stichproben an realen Fällen, und sie stehen schwarz auf weiß im Auditbericht. Weichen die berichteten von den gemessenen Werten ab, gelten die Messungen, und zwar in beide Richtungen: nach oben wie nach unten. Sie können diese Annahmen Zeile für Zeile bestreiten, bevor es überhaupt ein Angebot gibt.
Nehmen wir an, ein Prozess wird 80 Mal pro Woche durchlaufen, verteilt auf drei oder vier Mitarbeitende, und erfordert im Schnitt 12 Minuten menschliche Arbeit. Das ergibt 16 Stunden pro Woche, also rund 736 Stunden bei 46 Arbeitswochen. Bei durchschnittlichen Arbeitgeberkosten von 35 € pro Stunde bindet dieser Prozess jedes Jahr etwa 25.760 € an menschlicher Kapazität.
Dieser Betrag will richtig gelesen werden. Er bedeutet nicht, dass das Unternehmen diese Summe einspart, indem es Stellen streicht, und das ist ohnehin fast nie das Ziel. Er bedeutet, dass die Organisation heute den Gegenwert dieser Summe für diese Tätigkeit aufwendet, und dass die Automatisierung diese Zeit auf nützlichere Aufgaben verlagern kann: Kundenbeziehung, Produktion, Vertrieb oder Entscheidungen, die tatsächlich menschliches Urteilsvermögen erfordern.
Zeit ist im Übrigen nicht der einzige Wert, um den es geht. Je nach Prozess verringert eine Automatisierung auch Eingabefehler, verkürzt Bearbeitungszeiten, verbessert die Nachvollziehbarkeit und erhöht die Kapazität, ohne dass sofort eingestellt werden muss. In manchen Berufen kann ein vermiedener Fehler mehr wert sein als mehrere eingesparte Arbeitsstunden.
Entscheiden, was menschlich bleiben muss
Einen Prozess zu automatisieren bedeutet nicht, jede menschliche Beteiligung zu streichen, und das ist auch selten wünschenswert. Ein Workflow kann zum Beispiel zu 90 oder 95 % automatisiert sein, während komplexe oder mehrdeutige Fälle bewusst einer menschlichen Validierung vorbehalten bleiben, und oft ist genau das die beste Architektur. Abbildung 2 zeigt diese Aufteilung an hundert Vorgängen.
Stellen wir uns ein System vor, das 95 von 100 Vorgängen automatisch bearbeitet und die fünf auffälligen Vorgänge erkennt, um sie an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter weiterzuleiten. Dieser Ansatz ist oft zuverlässiger, einfacher und günstiger als ein äußerst komplexes System, das jede denkbare Situation allein bewältigen soll. Das Ziel ist nicht, den Menschen aus dem Prozess zu entfernen, sondern die repetitiven Aufgaben zu beseitigen, damit sich der menschliche Einsatz dort konzentriert, wo er wirklich Wert schafft. Diese Überzeugung prägt unsere Automatisierungsmethode vom ersten Tag an.
Was wir an diesem Punkt wissen, und wie es weitergeht
Am Ende dieser Bewertungsphase wissen wir drei Dinge: wie Ihr Prozess tatsächlich abläuft, was er jedes Jahr kostet und was in den Händen Ihrer Teams bleiben soll. Es bleibt, diese Messung in einen Preis zu übersetzen, und genau darum geht es im zweiten Teil dieses Artikels, der nächste Woche erscheint: warum die Komplexität aus den Integrationen kommt und nicht aus der KI, wie unsere Amortisationsregel den Preis deckelt, ein vollständig durchgerechnetes Beispiel und die Garantien rund um Zahlung, Eigentum am Code und Reversibilität.
Bis dahin verpflichtet Sie der nächste Schritt zu nichts: Ein kostenloses Gespräch von 30 Minuten genügt in der Regel, um zu klären, ob Ihr Prozess ein guter Kandidat für eine Automatisierung ist oder eben nicht. In beiden Fällen gehen Sie mit einer Antwort aus dem Gespräch. Schreiben Sie uns am Ende dieser Seite oder buchen Sie direkt einen Termin in unserem Kalender.