Donner le prix d’une automatisation avant d’avoir étudié le processus revient à chiffrer des travaux avant d’avoir visité le bâtiment. Deux automatisations qui semblent très proches sur le papier peuvent cacher des niveaux de complexité, de risque et de valeur totalement différents. C’est pourquoi nous préférons commencer par une autre question : quel problème essayons-nous réellement de résoudre, et quelle valeur représente-t-il pour votre organisation ? Notre audit sert précisément à y répondre. Cette première partie explique comment nous évaluons votre processus : les fourchettes de prix, le déroulement de l’audit, la cartographie et la mesure de la valeur en jeu. La seconde partie, publiée la semaine prochaine, montre ensuite comment nous construisons le prix et ce qui vous protège.
Donnons d’abord des ordres de grandeur
Une réponse honnête à la question du prix commence par des repères, même larges. Un workflow simple, qui reçoit un email, en extrait les données, génère un document et l’envoie, se situe typiquement entre 3 000 et 8 000 € de mise en place. Une automatisation qui relie plusieurs systèmes, intègre un modèle d’IA et prévoit une validation humaine se situe le plus souvent entre 8 000 et 25 000 €. Un programme qui enchaîne plusieurs workflows ou transforme un processus de bout en bout se chiffre après audit, généralement à partir de 25 000 €. Le fonctionnement peut ensuite représenter entre 150 et 1 000 € par mois et par système, selon la complexité, les volumes et le niveau de support ; un programme qui combine plusieurs workflows cumule ces coûts. La figure 1 situe ces trois ordres de grandeur sur une même échelle.
Ces fourchettes sont volontairement larges : c’est l’audit qui détermine où votre projet se situe, et pourquoi. Elles reflètent nos projets à la date de dernière mise à jour de cet article, et nous les revoyons au moins une fois par an, car les coûts des modèles d’IA et les salaires évoluent. Ces repères sont indicatifs et ne constituent pas une offre : seuls le devis et le contrat signés engagent les deux parties. Si votre budget est très en dessous de ces repères, nous vous le dirons dès le premier échange.
Concrètement, à quoi ressemble notre audit ?
L’audit est un produit à part entière, avec un prix et un livrable définis. Il est facturé au forfait, généralement entre 900 et 2 500 €, et ce montant vous est communiqué avant tout engagement. Si le projet se fait, le prix de l’audit est déduit du prix du projet. L’audit dure généralement d’une à trois semaines et mobilise quelques heures de vos équipes.
Le livrable vous appartient quelle que soit votre décision. Il contient la cartographie du processus, son coût annuel actuel avec les hypothèses de calcul, l’architecture recommandée, une estimation du prix du projet et des coûts de fonctionnement, et une recommandation claire, y compris celle de ne pas automatiser. Ce document est suffisamment précis pour être confié à un autre prestataire si vous le souhaitez. L’estimation de prix qui y figure est toutefois indissociable de nos conditions d’exécution : paiement conditionné aux critères d’acceptation, garantie, propriété du code et réversibilité. Si vous comparez des devis à partir de ce livrable, comparez aussi ces clauses. Un prix inférieur sans elles n’est pas une économie, c’est un transfert de risque vers vous.
Nous ne commençons pas par la technologie
Lorsqu’un client nous contacte, la demande initiale ressemble souvent à ceci :
« Nous aimerions automatiser la préparation de nos dossiers. » « Nous recevons trop d’emails et voudrions utiliser l’IA pour les traiter. » « Nous voudrions automatiser la prise de rendez-vous. » « Pourrait-on générer automatiquement ces documents ? »
Ces demandes décrivent une intention, mais pas encore un processus. Avant de parler d’intelligence artificielle, d’API ou de développement, nous cherchons donc à comprendre ce qui se passe réellement aujourd’hui : qui intervient, quelles informations sont nécessaires et d’où elles viennent, quels logiciels sont utilisés, quelles décisions doivent être prises, quels cas particuliers existent, et ce qui se passe lorsqu’une information manque ou lorsqu’une étape échoue. Un processus apparemment simple révèle souvent plusieurs systèmes, des contrôles manuels et des exceptions, et l’audit sert justement à rendre tout cela visible.
Cartographier le processus actuel
Prenons un exemple simplifié. Une équipe reçoit une demande par email, puis un collaborateur doit :
- identifier le client ;
- rechercher son dossier ;
- vérifier plusieurs informations ;
- récupérer des données dans un logiciel métier ;
- générer un document ;
- l’envoyer au client ;
- enregistrer une copie dans le dossier ;
- vérifier quelques jours plus tard que le document a bien été retourné.
Aucune de ces tâches n’est compliquée en soi. Mais si ce processus est réalisé cinquante ou cent fois par semaine, il représente rapidement plusieurs centaines d’heures de travail par an. Notre première tâche consiste donc à transformer un processus informel en un workflow clair, en identifiant les étapes, les personnes qui interviennent, les données et les logiciels concernés, les contrôles existants, les exceptions et les erreurs fréquentes.
Cette étape apporte souvent déjà de la valeur. Elle révèle des doublons, des étapes inutiles ou des problèmes d’organisation qui peuvent parfois être corrigés sans développer une seule ligne de code.
Mesurer ce que coûte le processus
Une automatisation n’a de sens que si le problème qu’elle résout a une valeur suffisante. Nous mesurons donc le fonctionnement actuel : combien de fois la tâche est réalisée chaque semaine, combien de minutes elle demande, combien de personnes interviennent, ce que coûte le temps mobilisé, combien de reprises sont nécessaires, et quelles sont les conséquences d’une erreur ou d’un retard.
Un point important mérite d’être dit franchement : ces chiffres servent ensuite à dimensionner le prix du projet, et nous aurions objectivement intérêt à ce qu’ils paraissent élevés. C’est pourquoi les hypothèses de volume et de temps ne reposent jamais uniquement sur ce qui nous est déclaré en entretien : elles sont validées ensemble, en priorité sur des données historiques comme les journaux des systèmes, les horodatages et les volumes constatés, sinon par observation du processus ou par échantillonnage sur des cas réels, et elles figurent noir sur blanc dans le livrable d’audit. En cas d’écart entre ce qui est déclaré et ce qui est mesuré, ce sont les mesures qui font foi, dans les deux sens : à la hausse comme à la baisse. Vous pouvez contester ces hypothèses ligne par ligne avant tout devis.
Supposons qu’un processus soit réalisé 80 fois par semaine, réparti entre trois ou quatre collaborateurs, et demande en moyenne 12 minutes de travail humain. Cela représente 16 heures par semaine, soit environ 736 heures sur 46 semaines d’activité. Avec un coût employeur moyen de 35 € par heure, ce processus mobilise environ 25 760 € de capacité humaine chaque année.
Ce montant doit être interprété correctement. Il ne signifie pas que l’entreprise économisera cette somme en supprimant des postes, et ce n’est d’ailleurs presque jamais l’objectif. Il signifie que l’organisation consacre aujourd’hui l’équivalent de cette somme à cette activité, et que l’automatisation peut réaffecter ce temps à des tâches plus utiles : relation client, production, vente ou décisions qui demandent réellement un jugement humain.
Le temps n’est d’ailleurs pas la seule valeur en jeu. Selon le processus, une automatisation réduit aussi les erreurs de saisie, raccourcit les délais de traitement, améliore la traçabilité et augmente la capacité sans recruter immédiatement. Dans certains métiers, une erreur évitée peut avoir davantage de valeur que plusieurs heures de travail économisées.
Décider ce qui doit rester humain
Automatiser un processus ne signifie pas supprimer toute intervention humaine, et c’est même rarement souhaitable. Un workflow peut par exemple être automatisé à 90 ou 95 %, tandis que les cas complexes ou ambigus restent volontairement soumis à une validation humaine, et c’est souvent la meilleure architecture. La figure 2 montre ce partage sur cent dossiers.
Imaginons un système capable de traiter automatiquement 95 dossiers sur 100, et qui détecte les cinq dossiers présentant une anomalie pour les transmettre à un collaborateur. Cette approche est souvent plus fiable, plus simple et moins coûteuse qu’un système extrêmement complexe conçu pour gérer seul chaque situation imaginable. L’objectif n’est pas d’éliminer l’humain du processus, mais de supprimer les tâches répétitives afin que l’intervention humaine se concentre là où elle apporte réellement de la valeur. Cette conviction structure notre méthode d’automatisation depuis le premier jour.
Ce que nous savons à ce stade, et la suite
À la fin de cette phase d’évaluation, nous savons trois choses : comment votre processus fonctionne réellement, ce qu’il coûte chaque année, et ce qui doit rester entre les mains de vos équipes. Il reste à transformer cette mesure en un prix, et c’est précisément l’objet de la seconde partie de cet article, publiée la semaine prochaine : vous y verrez pourquoi la complexité vient des intégrations plutôt que de l’IA, comment notre règle de retour sur investissement plafonne le prix, un exemple chiffré complet, et les garanties qui encadrent le paiement, la propriété du code et la réversibilité.
En attendant, la prochaine étape ne vous engage à rien : un échange de 30 minutes, gratuit, suffit généralement à déterminer si votre processus est un bon candidat à l’automatisation, ou s’il ne l’est pas. Dans les deux cas, vous repartez avec une réponse. Écrivez-nous en bas de page, ou réservez directement un créneau dans notre agenda.