Context
In een praktijk zet de aankomst van een patiënt een kleine reeks taken in gang. De secretaresse identificeert de patiënt, controleert de afspraak, opent het dossier, en daarna beslist iemand welke onderzoeken nodig zijn en schrijft die in. De check-inkiosken op de markt nemen het begin van die reeks over en stoppen aan de deur van het klinische dossier: het onderzoek inschrijven blijft handwerk.
Operationele uitdaging
- Een knelpunt aan het onthaal: Elke registratie houdt de secretaresse ongeveer 85 seconden bezig. Vijf patiënten die samen aankomen, betekenen een wachtrij van enkele minuten.
- Informatie die met de hand opnieuw wordt ingevoerd: Het consulttype is bijna altijd het type dat bij het vorige bezoek werd gepland. Het staat dus al in het dossier, maar iemand moet het nog opzoeken en met de hand invullen.
- Dubbele dossiers: Een patiënt die niet goed wordt teruggevonden, wordt opnieuw aangemaakt, en zijn voorgeschiedenis raakt versnipperd.
- De taalbarrière: Een patiënt die de taal van de praktijk niet spreekt, moet begeleid worden.
Oplossingsarchitectuur
De onthaalkiosk voor patiënten herkent de patiënt aan het tijdstip van zijn afspraak en zijn initialen, aangevuld met zijn geboortejaar of geboortedatum: geen kaart, geen code, geen sms. De kiosk vindt de afspraak terug in de agenda’s van de praktijk, en daarna het dossier van de patiënt, dat hij aanmaakt als het nog niet bestaat. Hij leidt het consulttype af uit de laatste opvolging en schrijft het onderzoek zelf in, bij de juiste zorgverlener. Wanneer de patiënt gaat zitten, staat zijn onderzoek al op de werklijst.
Een scherm in de wachtzaal toont een QR-code die hetzelfde traject opent op de telefoon van de patiënt. Die code verandert elke dag en is alleen leesbaar door het scherm van de praktijk te scannen: wie hem kan scannen, bewijst dat hij ter plaatse is, zonder account of login. Via de kiosk kan de patiënt ook een nieuwe afspraak maken, een spoedgeval melden of een document aanvragen, in zes talen. Het geheel wordt geïnstalleerd op de infrastructuur van de praktijk.
Na de registratie ziet de patiënt op zijn telefoon de geschatte vertraging van zijn arts en het verwachte tijdstip waarop hij aan de beurt is, elke minuut herberekend op basis van de werkelijke wachtrij in het patiëntendossier. Het is een schatting, geen gegarandeerd tijdstip, maar ze stelt de patiënt gerust: hij weet hoe ver zijn arts al is.
Beveiligingen en menselijke validatie:
- Is de identiteit van de patiënt niet zeker, dan verwijst de kiosk hem naar het onthaal en schrijft hij niets in het dossier.
- Een patiënt die al geregistreerd is, wordt geen tweede keer geregistreerd: de kiosk toont hem de geplande onderzoeken.
- Een patiënt die meer dan 15 minuten te laat komt, wordt naar het onthaal doorverwezen, zonder dat er een onderzoek wordt ingeschreven.
- De gegevens blijven in de gebouwen van de praktijk.
Meetbare impact
- Een registratie die voor de patiënt van ongeveer 85 naar 30 seconden gaat, en voor het secretariaat van 85 seconden naar nul (schattingen uit de praktijk).
- Meerdere patiënten die tegelijk inchecken, aan de kiosk of op hun telefoon, in plaats van aan de balie op hun beurt te wachten.
- Een onderzoek dat al is ingeschreven wanneer de patiënt aankomt, zonder dat het consulttype opnieuw moet worden ingevoerd.
- Patiënten die zelf inchecken, ongeacht hun taal.
- Geruststelde patiënten, die de geschatte vertraging van hun arts voor hun afspraak kennen.
Volgende stap
Zie de kiosk in actie op de demo. Moet een aankomst bij u een taak in een andere toepassing in gang zetten? Neem contact met ons op om erover te praten.