Contexte
Dans un cabinet, l’arrivée d’un patient déclenche une petite chaîne de tâches. La secrétaire l’identifie, vérifie son rendez-vous, ouvre son dossier, puis quelqu’un décide des examens à faire et les inscrit. Les bornes d’enregistrement du marché prennent en charge le début de cette chaîne et s’arrêtent à la porte du dossier clinique : inscrire l’examen reste une saisie à la main.
Défi opérationnel
- Un goulot à l’accueil : Chaque enregistrement occupe la secrétaire environ 85 secondes. Cinq patients arrivés ensemble, c’est une file de plusieurs minutes.
- Une information ressaisie à la main : Le type de consultation est presque toujours celui prévu lors de la visite précédente. Il figure donc déjà dans le dossier, mais quelqu’un doit encore aller le chercher et l’inscrire à la main.
- Des dossiers en double : Un patient mal retrouvé est recréé, et son historique se retrouve éclaté.
- La barrière de la langue : Un patient qui ne parle pas la langue du cabinet doit être accompagné.
Architecture de la solution
La borne d’accueil patient reconnaît le patient à l’heure de son rendez-vous et à ses initiales, complétées par son année ou sa date de naissance : ni carte, ni code, ni SMS. Elle retrouve le rendez-vous dans les agendas du cabinet, puis le patient dans son dossier, qu’elle crée s’il n’existe pas encore. Elle déduit le type de consultation de son dernier suivi et inscrit elle-même l’examen, avec le bon praticien. Quand le patient s’assoit, son examen est déjà dans la liste de travail.
Un écran en salle d’attente affiche un QR code qui ouvre le même parcours sur le téléphone du patient. Ce code change chaque jour et ne se lit qu’en scannant l’écran du cabinet : pouvoir le scanner prouve qu’on est sur place, sans compte ni identifiant. La borne permet aussi de prendre un nouveau rendez-vous, de signaler une urgence ou de demander un document, en six langues. Le tout s’installe sur l’infrastructure du cabinet.
Une fois enregistré, le patient voit sur son téléphone le retard estimé de son médecin et son heure de passage prévue, recalculés chaque minute à partir de la file réelle du dossier. C’est une estimation, pas un horaire garanti, mais elle rassure le patient : il sait où en est son médecin.
Sauvegardes et validation humaine :
- Si l’identité du patient n’est pas certaine, la borne le renvoie vers l’accueil et n’inscrit rien dans le dossier.
- Un patient déjà enregistré ne l’est pas une seconde fois : la borne lui affiche les examens prévus.
- Un patient arrivé avec plus de 15 minutes de retard est renvoyé vers l’accueil, sans qu’aucun examen soit inscrit.
- Les données restent dans les locaux du cabinet.
Impact mesurable
- Un enregistrement qui passe d’environ 85 à 30 secondes pour le patient, et de 85 secondes à zéro pour le secrétariat (estimations de terrain).
- Plusieurs patients qui s’enregistrent en même temps, à la borne ou sur leur téléphone, au lieu d’attendre leur tour au guichet.
- Un examen déjà inscrit à l’arrivée du patient, sans ressaisie du type de consultation.
- Des patients qui s’enregistrent seuls, quelle que soit leur langue.
- Des patients rassurés, qui connaissent le retard estimé de leur médecin pour leur rendez-vous.
Prochaine étape
Voyez la borne en action sur la démo. Si, chez vous, une arrivée doit déclencher une tâche dans un autre outil, contactez-nous pour en parler.