Kontext
In einer Praxis löst die Ankunft eines Patienten eine kleine Kette von Aufgaben aus. Die Empfangskraft identifiziert ihn, prüft seinen Termin, öffnet seine Akte, dann entscheidet jemand, welche Untersuchungen anstehen, und trägt sie ein. Die Anmeldekioske auf dem Markt übernehmen den Anfang dieser Kette und machen an der Schwelle zur klinischen Akte halt: Die Untersuchung einzutragen bleibt eine Eingabe von Hand.
Operative Herausforderung
- Ein Engpass am Empfang: Jede Anmeldung bindet die Empfangskraft rund 85 Sekunden. Kommen fünf Patienten gleichzeitig an, entsteht eine Schlange von mehreren Minuten.
- Von Hand neu erfasste Angaben: Die Konsultationsart ist fast immer die, die beim vorherigen Besuch geplant wurde. Sie steht also bereits in der Akte, aber jemand muss sie noch heraussuchen und von Hand eintragen.
- Doppelte Akten: Wird ein Patient nicht richtig gefunden, wird er neu angelegt, und sein Verlauf ist auf mehrere Akten verstreut.
- Die Sprachbarriere: Ein Patient, der die Sprache der Praxis nicht spricht, braucht Begleitung.
Lösungsarchitektur
Der Empfangskiosk für Patienten erkennt den Patienten an seiner Terminzeit und seinen Initialen, ergänzt durch sein Geburtsjahr oder sein Geburtsdatum: keine Karte, kein Code, keine SMS. Er findet den Termin in den Kalendern der Praxis, dann den Patienten in seiner Akte, die er anlegt, falls es sie noch nicht gibt. Er leitet die Konsultationsart aus der letzten Verlaufskontrolle ab und trägt die Untersuchung selbst ein, mit dem richtigen Behandler. Wenn der Patient Platz nimmt, steht seine Untersuchung bereits in der Arbeitsliste.
Ein Bildschirm im Wartezimmer zeigt einen QR-Code, der denselben Ablauf auf dem Handy des Patienten öffnet. Dieser Code ändert sich jeden Tag und lässt sich nur durch Scannen des Bildschirms in der Praxis lesen: Wer ihn scannen kann, beweist damit, dass er vor Ort ist, ohne Konto und ohne Login. Am Kiosk kann man außerdem einen neuen Termin buchen, einen Notfall melden oder ein Dokument anfordern, in sechs Sprachen. Das Ganze wird auf der Infrastruktur der Praxis installiert.
Nach der Anmeldung sieht der Patient auf seinem Handy die voraussichtliche Verspätung seines Arztes und seine voraussichtliche Aufrufzeit, jede Minute neu berechnet aus der tatsächlichen Warteschlange in der Patientenakte. Das ist eine Schätzung, keine garantierte Uhrzeit, aber sie beruhigt den Patienten: Er weiß, wie sein Arzt in der Zeit liegt.
Sicherheitsmaßnahmen und menschliche Validierung:
- Ist die Identität des Patienten nicht sicher, schickt der Kiosk ihn zum Empfang und trägt nichts in die Akte ein.
- Ein bereits angemeldeter Patient wird kein zweites Mal angemeldet: Der Kiosk zeigt ihm die geplanten Untersuchungen.
- Ein Patient, der mehr als 15 Minuten zu spät kommt, wird an den Empfang verwiesen, und es wird keine Untersuchung eingetragen.
- Die Daten bleiben in den Räumen der Praxis.
Messbarer Impact
- Eine Anmeldung, die für den Patienten von rund 85 auf 30 Sekunden sinkt und für den Empfang von 85 Sekunden auf null (Schätzwerte aus der Praxis).
- Mehrere Patienten, die sich gleichzeitig anmelden, am Kiosk oder auf ihrem Handy, statt am Schalter zu warten, bis sie an der Reihe sind.
- Eine Untersuchung, die bei der Ankunft des Patienten bereits eingetragen ist, ohne dass die Konsultationsart erneut eingegeben werden muss.
- Patienten, die sich selbst anmelden, unabhängig von ihrer Sprache.
- Beruhigte Patienten, die die voraussichtliche Verspätung ihres Arztes für ihren Termin kennen.
Nächster Schritt
Sehen Sie den Kiosk in der Demo in Aktion. Wenn bei Ihnen eine Ankunft eine Aufgabe in einem anderen Tool auslösen soll, kontaktieren Sie uns, um darüber zu sprechen.