Unsere Methode

Die meisten Automatisierungsprojekte scheitern nicht an einer zu schwachen Technologie. Sie scheitern daran, dass niemand den Prozess genau genug angesehen hat, bevor er automatisiert wurde. Ein realer Geschäftsablauf enthält Ausnahmen, manuelle Nacharbeit, ungeschriebene Regeln, menschliche Ermessensentscheidungen, mehrdeutige Daten und Werkzeuge, die schlecht zusammenspielen. Wer das automatisiert, ohne es verstanden zu haben, gießt die bestehende Ineffizienz in Code.

Bei transtorm.ai führen wir deshalb jedes Projekt in derselben Reihenfolge durch. Wir auditieren den Prozess so, wie er wirklich läuft. Wir messen, was er heute kostet. Wir legen fest, wo der Mensch die Entscheidung behält. Wir anonymisieren alles, was hinausgehen muss. Wir zerlegen die Arbeit in Mikroprozesse. Wir binden die Systeme an, die Sie bereits besitzen. Anschließend verbessern wir das System anhand der realen Nutzung. Diese Seite beschreibt jeden Schritt, was Sie an seinem Ende erhalten und was Ihnen gehört.

Zwei Prinzipien durchziehen die gesamte Abfolge. Bei Entscheidungen, die zählen, ersetzt die Automatisierung nicht die menschliche Kontrolle, sondern sie strukturiert und beschleunigt sie. Und die lokale Verarbeitung kommt zuerst, sodass an eine externe Ressource nur vollständig anonymisierte Daten gehen, wenn sie wirklich nötig ist.

Schritt 1. Wir auditieren den Prozess so, wie er wirklich läuft

Die theoretische Verfahrensbeschreibung zu dokumentieren reicht nicht aus. Wir beobachten die repetitiven Aufgaben, die Engpässe, die verlorene Zeit, die menschlichen Validierungen, die wiederkehrenden Ausnahmen, die beteiligten Systeme und den Weg, den die Daten tatsächlich zwischen ihnen nehmen. Diese Beobachtung trennt die Schritte, die sich leicht automatisieren lassen, von denen, die unter Aufsicht bleiben müssen, und von denen, die man neu ordnen muss, bevor überhaupt etwas automatisiert wird.

Dieser Schritt schafft oft schon für sich genommen Wert. Er deckt regelmäßig doppelte Arbeit, überflüssige Schritte oder Organisationsprobleme auf, die sich ohne eine einzige Zeile Code beheben lassen.

Was Sie erhalten: einen schriftlichen Auditbericht mit der Kartierung des Prozesses, seinen aktuellen Jahreskosten samt der zugrunde liegenden Rechenannahmen, der empfohlenen Architektur, einer Schätzung des Projektpreises und der Betriebskosten sowie einer klaren Empfehlung. Diese Empfehlung schließt die Option ein, nicht zu automatisieren.

Was Ihnen gehört: der Auditbericht, unabhängig davon, wie Sie sich danach entscheiden. Er ist präzise genug, um ihn einem anderen Dienstleister zu übergeben. Das Audit wird zum Festpreis abgerechnet, in der Regel zwischen 900 und 2.500 €, vor jeder Verpflichtung genannt und vom Projektpreis abgezogen, wenn das Projekt zustande kommt.

Schritt 2. Wir messen, bevor wir einen Preis nennen

Eine Schätzung auf Zahlen, die niemand geprüft hat, bleibt ein Bauchgefühl mit Nachkommastelle. Die Annahmen zu Volumen und Zeitaufwand werden deshalb zuerst anhand historischer Daten validiert: Systemprotokolle, Zeitstempel, tatsächlich erfasste Mengen. Wo diese Daten fehlen, beobachten wir den Prozess direkt oder ziehen Stichproben an realen Fällen.

Ein Punkt gehört offen ausgesprochen. Diese Zahlen bemessen anschließend den Projektpreis, und wir hätten objektiv ein Interesse daran, dass sie hoch ausfallen. Genau deshalb gelten die Messungen vor den Angaben, in beide Richtungen, und genau deshalb steht jede Annahme schwarz auf weiß im Auditbericht, damit Sie sie Zeile für Zeile bestreiten können, bevor es überhaupt ein Angebot gibt.

Was Sie erhalten: die Messung davor, mit ihrer Methode und ihren Quellen, von beiden Seiten bestätigt. Die Messung danach entsteht auf demselben Weg, sobald das System läuft, sodass der Gewinn gemeinsam festgestellt und nicht behauptet wird.

Schritt 3. Wir legen fest, wo der Mensch die Entscheidung behält

Eine ernst gemeinte Automatisierung muss wissen, wann sie prüft, wann sie blockiert, wann sie eine Validierung anfordert und wann sie alarmiert. In diesem Schritt schreiben wir die Geschäftsregeln fest, die Entscheidungsschwellen, die Konsistenzprüfungen, die Ausnahmefälle, die erlaubten Aktionen, die Aktionen mit Bestätigungspflicht und die Aktionen, die schlicht verboten sind.

Die menschliche Validierung nimmt danach eine Form an, die zum Risiko passt. Das kann eine Bestätigung vor einer sensiblen Aktion sein, eine Freigabe vor einem Versand oder einer Ausführung, eine automatische Blockade bei einem mehrdeutigen Fall, ein Alarm beim Überschreiten eines kritischen Schwellenwerts oder schlicht ein Protokolleintrag zu einer wichtigen Entscheidung. Ein System, das 95 von 100 Vorgängen bearbeitet und die fünf auffälligen an eine zuständige Person übergibt, ist in der Regel zuverlässiger, einfacher und günstiger als ein System, das jeden denkbaren Fall allein lösen soll.

Was Sie erhalten: die Liste der Kontrollpunkte und die Abnahmekriterien, in der Sprache des Fachbereichs formuliert. Diese Kriterien sind keine Dekoration, denn von ihnen hängt ein Teil der Zahlung ab, und sie legen fest, was die gemeinsame Abnahme prüfen wird.

Schritt 4. Wir anonymisieren, bevor etwas hinausgeht

Wir bevorzugen die lokale Datenverarbeitung überall dort, wo sie möglich ist. Wenn eine externe Ressource wirklich nötig ist, wurden die Daten, die an sie gehen, vorab vollständig anonymisiert, und es werden keine sensiblen Daten an diese Dienste gesendet.

Das ist keine Klausel, die am Ende des Projekts angehängt wird. Sie prägt von Beginn an den Entwurf der Integrationen, denn die Anonymisierung muss innerhalb des Ablaufs geschehen, vor dem Aufruf, und sie muss danach überprüfbar bleiben.

Was Sie erhalten: die Kartierung dessen, was Ihre Systeme verlässt, zu welchem Dienst und in welcher Form. Die Liste der Auftragsverarbeiter, einschließlich der Anbieter von KI-Modellen, erhalten Sie vor jeder Inbetriebnahme. Unsere Sicherheitsseite beschreibt diesen Teil im Detail.

Schritt 5. Wir zerlegen die Arbeit in Mikroprozesse

Einen einzigen großen, monolithischen Workflow zu bauen ist selten eine gute Idee. Wir zerlegen den Prozess in kurze Schritte mit jeweils einer klaren Zuständigkeit: eine Angabe auslesen, eine Bedingung prüfen, eine Information umwandeln, einen Dienst aufrufen, ein Dokument erzeugen, eine Validierung anfordern, eine Benachrichtigung auslösen.

Diese Aufteilung zahlt sich auf fünf Arten aus. Ein kurzer Schritt lässt sich leichter testen und korrigieren als ein undurchsichtiger Block. Wenn sich eine Regel ändert, ändert sich ein Baustein, ohne dass der übrige Ablauf angefasst wird. Manche Bausteine werden in anderen Workflows wiederverwendet, was die nächste Automatisierung schneller macht. Wenn etwas fehlschlägt, sehen Sie sofort, welcher Schritt fehlgeschlagen ist und welche Aktion neu zu starten ist. Und das System lässt sich Schritt für Schritt erweitern, statt neu gebaut zu werden.

Was Sie erhalten: eine Architektur aus benannten, einzeln testbaren Schritten und die zugehörige Dokumentation.

Schritt 6. Wir binden die Systeme an, die Sie bereits betreiben

Eine Automatisierung schafft nur dann Wert, wenn sie sich in Ihre reale Umgebung einfügt. Wir binden E-Mails an, Kalender wie Google Workspace, Datenbanken, REST- oder SOAP-APIs, Fachanwendungen, Webportale und ältere Software über Gateways, dazu kontrollierte Web-Automatisierung, wenn ein System gar keine Schnittstelle anbietet. Unser Anwendungsfall zur Bankensteuerung zeigt eine Automatisierung, die eine bestehende Webanwendung genau so bedient, wie es ein Mitarbeiter täte, wobei die Anmeldung weiterhin von einer berechtigten Person vorgenommen wird.

Ein nützlicher Konnektor ist mehr als eine technische Verbindung. Er verkraftet die tatsächlichen Datenformate, die Antwortzeiten, die Netzwerkfehler, die Duplikate, die Wiederholungen und die strukturellen Unterschiede zwischen den Systemen. Genau dorthin fließt der größte Teil des Entwicklungsaufwands, und von dort kommt auch der größte Teil der Projektkosten.

Was Sie erhalten: Konnektoren, die den Randfällen standhalten, und eine schriftliche Beschreibung jedes Systems, das die Automatisierung berührt, samt der Zugänge, die sie nutzt.

Schritt 7. Wir rollen stufenweise aus und verbessern weiter

Ein automatisiertes System muss beobachtbar bleiben. Sie müssen jederzeit einfache Fragen beantworten können: Was ist passiert, welche Entscheidung wurde getroffen, warum ist der Ablauf stehen geblieben, welcher Schritt ist fehlgeschlagen, lässt er sich ohne Duplikat neu starten, und wer muss alarmiert werden.

Wir ergänzen deshalb strukturierte Logs, Zeitstempel für jeden Schritt, die Nachvollziehbarkeit der Aktionen, betriebliche Alarme, den kontrollierten Wiederanlauf nach einem Fehler, die Verhinderung von Duplikaten, Warteschlangen mit Prioritätensteuerung und Dashboards mit Geschäftskennzahlen statt technischem Rauschen. Danach arbeiten wir in Zyklen: ein klarer Rahmen, ein stufenweiser Rollout, die Beobachtung der Ergebnisse, die Messung von Gewinnen und Vorfällen, die Anpassung der Regeln, die Verfeinerung der Validierungen, die Erweiterung des Umfangs.

Die Iteration ist hier kein Zeichen für ein schlecht entworfenes System. Sie ist das Zeichen für ein System, das ordentlich betrieben wird, denn die reale Nutzung bringt immer Sonderfälle hervor, die kein Audit im Voraus auflisten konnte.

Was Sie erhalten: die Dashboards, die Logs und die Alarmierung, dazu eine Gewährleistungsfrist von in der Regel vier Wochen, die die Behebung von Abweichungen gegenüber den Abnahmekriterien ohne Zusatzkosten abdeckt.

Was Ihnen am Ende gehört

Die individuellen Entwicklungen, also der Code und die Workflows, die für Sie gebaut wurden, gehören Ihnen mit ihrer Bezahlung, und Abschnitt 7 unserer Allgemeinen Bedingungen sieht das vor, ob das Angebot es wiederholt oder nicht. Zwei Dinge bleiben außerhalb dieser Übertragung. Die Werkzeuge von Drittanbietern behalten die Lizenzen ihrer eigenen Hersteller, und die wiederverwendbaren Komponenten, die wir vor Ihrem Projekt besaßen oder unabhängig davon entwickelt haben, bleiben unsere, in Lizenz, solange Sie das System betreiben. Beides wird Ihnen genannt, bevor etwas gebaut wird.

Die Wartung ist nicht verpflichtend. Sie ist mit einer Frist von einem Monat kündbar, und das System läuft auch ohne uns weiter. Wir liefern die Dokumentation, die es einem anderen Dienstleister erlaubt, das System zu übernehmen. Das meinen wir mit Reversibilität, und der Vergleich lohnt sich bei jedem anderen Angebot, das Sie erhalten: Ein niedrigerer Preis ohne diese Klauseln ist keine Ersparnis, sondern eine Risikoverlagerung zu Ihnen.

Wie die Schritte zeitlich zusammenspielen

Das Audit dauert ein bis drei Wochen und beansprucht einige Stunden Ihrer Teams. Ein einfacher Workflow geht vier bis acht Wochen nach der Freigabe des Angebots in Produktion. Eine systemübergreifende Automatisierung braucht drei bis sechs Monate. Ein Programm von Anfang bis Ende wird während des Audits Phase für Phase geplant. Über das gesamte Projekt sollten Sie den Gegenwert von zwei bis fünf Tagen interner Zeit für Abstimmung, Tests und Schulung einplanen, und dieser interne Aufwand wird im Auditbericht geschätzt.

Die vollständige Begründung dieser Abfolge steht in unserem Artikel über unsere Automatisierungsmethode, und wie daraus ein Preis wird, erklären der erste Teil und der zweite Teil unserer Artikel zur Preisbildung.

Beginnen Sie mit Ihrem eigenen Prozess

Wenn Sie diese Methode auf einen Ihrer Prozesse anwenden möchten, bleibt der Einstieg immer derselbe: ein Gespräch darüber, wie dieser Prozess heute läuft.