Õhtul hotellis avas meie audiitor dokumendi ja püüdis meenutada, kui kaua ta ootesaalis istus. Ta kirjutas „umbes viis minutit“, sest ausalt öeldes oli see parim vastus, mis tal oli. Me müüsime patsienditeekonna auditit ja selle kestused tulid terve päeva mälu järgi. See artikkel räägib, kuidas me selle parandasime: mitte oma auditimeetodit muutes, vaid ehitades rakenduse, mis järgib seda samm-sammult ja hoiatab kohe, kui mõni mõõtmine puudub.
Auditi väärtuse annab täpsus
Meie auditi mall oli olemas juba enne rakendust ega ole sellest ajast muutunud: üksteist rubriiki, viiskümmend küsimust, mis esitatakse igas külastatud kliinikus ühtemoodi. Dokument ise pidas vett, tagantjärele kirjutatud vastused aga palju vähem. Osa neist jäi ähmaseks, teised olid lehekülgede vahel omavahel vastuolus: koondtabel ja rubriikide üksikasjad ei andnud sama vastuvõtu kohta sama kestust.
Auditi väärtust kannavad aga mõõdetud vahed: aeg vastuvõtu broneerimisest kinnituseni, meeldetuletuse etteteatamisaeg, vastuvõtu lõpu ja kokkuvõtte saatmise vaheline aeg. Just need arvud lubavad kliiniku mahtudega kokku viiduna talle öelda, mida tema praegune töökorraldus talle maksma läheb. Audit, mille arvud on hinnangulised, annab hinnangulise järelduse ja sellele toetuvat soovitust on raske kaitsta.
Ehitasime rakenduse auditi ümber
Ehitasime seega mõõtmisrakenduse ühe lihtsa reegliga: ta pidi sobituma meie auditeerimise viisiga, mitte seda asendama. Jätsime alles sama malli, küsimus küsimuse haaval. Kliendile antav aruanne jäi samaks dokumendiks. Ainus, mis muutus, on hetk, mil teave sisestatakse: külastuse ajal, mitte õhtul.
Jäädvustamise ekraan on seetõttu üles ehitatud külastuse tegeliku kulu järgi. Kuut etappi mõõdetakse stopperiga, vastuvõtu broneerimisest lahkumiseni, ja nende stopperid võivad käia korraga, sest päris teekonna kestused kattuvad. Seitsmele sündmusele antakse ajatempel ühe liigutusega, broneeritud vastuvõtust saabunud kokkuvõtteni. Märkmeväli jääb kogu aeg nähtavale, et dikteerida segamini see, mis hiljem õige rubriigi alla liigitatakse. Ja kuna audiitor töötab püsti, telefon ühes käes, saab kõike juhtida pöidlaga ning võrgukatkestus ei kaota midagi: iga sisestus ootab telefonis, kuni ühendus taastub. Joonis 1 kerib lahti ühe demonstratsioonikülastuse ja näitab, mida rakendus igal hetkel salvestab.
Üksteist vastust täitub ise, ülejäänu kirjutatakse nagu varem
Üksteist aruande viiekümnest küsimusest ei sisestata enam kunagi: nende vastus tuleneb sellest, mida on stopperiga mõõdetud ja ajatempliga märgitud. Kinnituse viivitus arvutatakse broneeringu ja kinnituse ajatempli vahena, ootesaali ooteaeg tuleb otse oma stopperist ja kasutatud kanalid võetakse ise kokku kujul „e-kiri ja SMS“, kui kliinik saadab oma kinnituse mõlemal viisil. Just need on vastused, mille õhtul kirjutatud versioon jättis tühjaks või ligikaudseks.
Need arvutatud vastused kuvatakse ainult lugemiseks, koos selgitusega nende päritolu kohta ja üks nupp lubab neid käsitsi parandada: audiitor nägi olukorda pealt, server mitte, ja tema väärtus võidab alati arvutatud väärtuse. Ülejäänud kolmkümmend üheksa küsimust täidetakse nagu varem, samade sõnadega nagu algdokumendis. Kellelgi ei olnud vaja tööriista kasutamiseks oma ametit uuesti õppida.
Kontrollnimekiri enne eksporti
Külastuse ajal järgib rakendus malli nagu kontrollnimekirja: igal stopperiga mõõdetaval etapil ja igal ajatempliga märgitaval sündmusel on selles oma ruut ning see, mis veel puudub, on ühe pilguga näha.
Enne eksporti käib ta selle nimekirja läbi ja hoiatab: ta loetleb väljad, mis aruandes näitavad „mõõtmata“, ja osutab stopperitele, mis veel käivad, sest lõpetamata etapi kestust ei ole veel olemas. Range režiim muudab need hoiatused vigadeks: kuni neist mõni alles on, ootab eksport. Joonis 2 näitab seda kontrolli joonise 1 külastuse peal, mille lahkumise stopper veel käib. Kontrollist oli abi juba esimeses kampaanias: kaks vastust näitasid seal „mõõtmata“, sest kõnealuste etappide kohta ei olnud ükski stopper käinud, ja aruanne ütles seda välja, selle asemel et kestus välja mõelda.
Tulemuseks on aruanne, mis on ühtaegu ammendav ja täpne: ammendav, sest kogu mall käiakse läbi ja miski ei jää vaikides puudu, täpne, sest iga arv kannab oma päritolu, kas stopperit, ajatemplit või audiitori kätt. Just see teeb sellest ka võrdlusaluse. Kui süsteem on juurutatud, piisab sama mõõtmise kordamisest: mall ei ole muutunud ja kaht aruannet saab võrrelda küsimus küsimuse järel, enne ja pärast. See on meie meetodilehe etapi „Mõõdame enne, kui hinna välja ütleme“ tööriist.
Teie protsess võib saada sama mõõtmise
Kliinikute audit on alles esimene protsess, mida sel viisil mõõdetakse. Rakenduse karkass ei muutu ühest protsessist teise: jäädvustamine, mis peab vastu võrgukatkestusele, arvutatud vastused, ekspordieelne kontrollnimekiri ja aruanne, mille valmistab server. See, mis kuulub protsessile endale, tema etapid, küsimused ja arvutusreeglid, mahub ühte seadistusfaili, mille iga versioon hoitakse alles. Me anname seega iga hinnatava protsessi jaoks üle just sellele pühendatud rakenduse, mis kannab tema sõnavara ja väljastab tema aruande, mitte üldise tööriista, milles klient peaks ennast ära tundma.
See on meie automatiseerimise meetodi esimene etapp: mõõta ära, mis tegelikult toimub, keelduda välja mõtlemast seda, mida mõõtmine ei ütle, ja seejärel automatiseerida see, mis seda väärib. Mõõdetud kestused on tooraine, mida meil on vaja, et hinnata protsessi enne selle hinna kokkupanekut.
Kui te auditeerite regulaarselt tegevuskohti, esindusi või müügipunkte või kui te tahate arvudes kirja panna sisemist tegevust, mida keegi ei ole kunagi stopperiga mõõtnud, siis järgmine samm ei kohusta teid millekski. Tavaliselt piisab 30 minuti pikkusest tasuta vestlusest, et kirjeldada teie protsessi ja rakendust, mis seda mõõdaks. Küsimus, mis siis loeb, on see, mida mõõtmine teie juures näitab. Kirjutage meile lehe lõpus või broneerige kohe vaba aeg meie kalendrist.